給与だけでなく各種控除も計算には必要なため、従業員側から必要書類を提出してもらい、会社側はそれを元に計算をして申告しなければなりません。従業員側にも会社側にもミスがあってはならず、間違いが発覚した場合は早急に修正する必要があります。

本記事では年末調整の書類に間違いがあった場合の正しい訂正方法を解説します。

 

1. 年末調整の間違い・やり直しが発生するケース

まずは年末調整で修正が必要になる3つのパターンを知っておきましょう。記載ミスや計算ミス以外で、修正が発生しやすいのは以下のような条件下です。

1-1. 扶養家族の人数が変わった場合

年末調整では扶養控除や配偶者控除の計算をおこないます。そのため、扶養家族の人数や配偶者の有無に変化が発生した場合は修正が必要になることがあります。

例えば年内に結婚や出産をしたり、反対に子供が独り立ちして扶養からはずれたりした場合、離婚をした場合などが該当するでしょう。年末調整の基準日は12月31日であるため、年末調整の書類提出後に扶養家族の人数が変わった場合は、ほぼ確実に修正が発生します。

また、従業員の失念や不注意により書類の内容に誤りがあった場合も、当然修正が必要になります。

1-2. 各種控除の修正が発生した場合

保険料控除や住宅ローン控除も年末調整に関係する控除です。保険料控除申告書を提出してもらい、それを元に計算します。

そのため、保険料控除申告書の内容に誤りがあった場合や、提出忘れなどがあった場合などは、年末調整の修正が必要になります。また、保険会社から届く控除証明書が遅れていたり、紛失したものが見つかったりした場合も、後日申告があるかもしれません。そのような場合も会社が対応することになります。

なお、住宅ローンの控除は2年目以降からしか年末調整でおこなえず、初年度は従業員が個人で確定申告をしなければなりません。このことを知らずに、住宅ローン2年目の控除を忘れる従業員が多いです。しっかりと伝えておきましょう。

1-3. 本人や配偶者の年収に変更がでた場合

12月の賞与が見込み額から大きく離れていた場合や、年末調整終了後にその年度分の給与として追加の支払いがあった場合など、従業員本人の年収に変化が発生することがあります。そのような場合は、所得税も変化するため、年末調整を修正しなければなりません。

さらに、配偶者の年収に変化があった場合も同様です。配偶者（特別）控除額は、2020年からは従業員本人と配偶者の所得金額によって、段階的に変動します。従業員本人や配偶者の年収の変化により、この区分にも変化がある可能性があるため、年収の変更が発生した際は十分に注意しましょう。

2. 年末調整の間違いを正しく訂正する方法

年末調整の内容に間違いがあった場合は、速やかに修正をしなければなりません。正しい修正方法と、間違いが発覚したタイミングによる対応の違いを知っておきましょう。

2-1. 申告書の修正方法

訂正の方法として、修正液を使用しての訂正は認められていません。間違えてしまった箇所には二重線を引き、付近に正確な内容を記載する必要があります。

そのあと、二重線に重ねるような形で訂正印を押します。年末調整の書類の性質上、シャチハタ印は使用してはいけません。

また、あまりにも間違い箇所が多く、訂正内容の確認が難しくなってしまうようなときには、新しい書類に書き直してもよいでしょう。翌年の1月末までで、なおかつ源泉徴収票を発行する前であれば、申請書類の書き直しをしても問題ありません。

2-2. 年末調整の提出期限は1月31日

年末調整の提出期限は1月31日までと定められており、これを過ぎると修正はできません。

従業員への確認や従業員本人の手による修正が必要な場合は、この期日を厳守できように余裕をもって通達し、対応してもらう必要があります。会社側のみで修正できる間違いも当然この期限までに対応し、期限を守りましょう。

「修正が間に合わない」という理由で提出期限を超過してしまうことは避けなければなりません。年末調整の提出が遅れても罰則はありませんが、従業員本人による確定申告が必要になり、確定申告までされないと追徴課税が発生する可能性がでてくるからです。

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2-3. 2月1日以降の間違いはどうする？

年末調整の提出期限である1月31日を超えてからの間違いは、会社側では間違いを修正できなくなります。また、1月31日よりも前だとしても、源泉徴収票を発行済みの場合も会社側でできることはなくなります。

2月に入ってから修正が必要になった場合は、従業員が自ら確定申告によって対応することになります。確定申告は慣れていないと非常に複雑で難しく感じるため、従業員にもこのことを周知しておくとよいでしょう。

3. 年末調整の書類不備を防ぐには？

年末調整の書類は毎年記入するものですが、年に1度の業務であるため、毎回どのように記入すればいいか分からなくなってしまう人も少なくありません。

また普段使用することのない用語が多く存在するため、間違いや勘違いが発生しやすいです。不備を防ぐにはどうすればよいか、予防策を知っておきましょう。

3-1. 従業員に早めに年末調整書類を渡す

年末は業務が忙しくなるため、余裕をもって対応してもらえるようになるべく早めに年末調整書類を準備しておきましょう。書類を渡すのが遅いと提出も遅くなり、それだけスケジュールもずれ込みます。

さらには添付書類の提出のチェックもおこなわなければならないため、提出が遅れる分だけさまざまな業務に支障が出る可能性があります。

10月頃から保険会社から証明書が届きはじめるため、この時期をめどに年末調整の説明をしておくとよいかもしれません。特に年末調整が初めての新入社員は、存在すらも知らない可能性があります。書面やメールなど、あとから確認できるように形に残るもので周知しておくとよいでしょう。

3-2. 書類のチェックは複数人でおこなう

提出してもらった年末調整書類のチェックは、1人だけでなく、複数人でおこない、間違いのないよう十分備えておきましょう。

法律や税率の変化に対しても十分な注意が必要です。年末調整は、かなり多くの頻度で改正のおこなわれている分野でもあります。国税庁の公式ホームページや、国税庁発行の年末調整の冊子などには、改正内容がきちんと盛り込まれているため、変更点に関して、常に気にしておくということも大切です。

また、書類の様式が変動することもあります。新様式になるとこれまでの慣れたものよりも時間がかかったり、ミスが発生しやすくなったりします。変化があった場合は通常よりもより注意深くチェックするようにしましょう。

3-3. 保険への加入なども記入ミスになりやすい

年末調整の書類に、多い間違いとして、新規加入した保険のことを忘れている、保険額の変動に気づいていなかった、などがあります。ほかにも、結婚・離婚・出産といった家族構成に変更のあった場合などに多く見受けられます。

新たな保険に加入をしたときには、やはり訂正が必要になりますし、家族構成に変更のあった際にも同様の手続きが必要です。

年末調整の書類を提出したときには確かな内容であったとしても、提出した日から12月31日までの間でそうした手続きをおこなった場合などにも、同じように訂正が必要となります。

変化があった場合に対応が必要な項目を洗い出し、これも従業員に周知しておくと間違いを減らせるでしょう。

3-4. 配偶者の情報も忘れず確認

配偶者の年収に変化のあったときにも、間違いの見られるケースがあります。収入が一定以下の配偶者は扶養されているとされ、世帯主の所得税が減額される制度が配偶者控除となります。

対象の配偶者が給与所得者で年収103万円以下であれば、配偶者控除の対象となりますが、それを上回る場合には書類の訂正が必要です。

扶養家族に関しては「扶養に入っているが入っていないと記載してしまった」「扶養から既に外れているが扶養と記載してしまった」などの記入ミスも起こり得ます。

年末調整の書類不備は、提出した際に正確な内容であっても、そのあとの変更などによっては訂正する必要のある書類です。例え提出をしてしまったあとであっても、全ての手続きを終えるまでは訂正が可能です。

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3-5. 添付書類もしっかりチェック

年末調整の書類に加える必要のある、控除証明書等の各書類そのものの記載に間違いがあるというようなことも、実際にあり得ることです。このケースでは、控除証明書の発行元へと問い合わせをおこない、正確な内容に変更してもらうことが必要です。

再発行手続きは、即日できるものではないため注意が必要です。控除証明書の種類によっては、1〜2週間ほどの時間がかかることもあります。

このように、年末調整をおこなう際には、添付書類まで確認が必要です。控除によって添付すべき書類が異なるため、それぞれ必要な書類が添付されているかを確認しましょう。当サイトでは、添付書類を含めた年末調整に必要な書類が一覧で確認できる資料を無料で配布しています。年末調整業務を抜け漏れなくおこないたい方は、こちらから「年末調整ガイドブック」をダウンロードして、書類に抜け漏れがないかのご確認にご活用ください。

3-6. 従業員自身で確定申告をおこなうことも

もし年末調整の間違いに気づかなかった場合や、修正が間に合わなかった場合などは、従業員が自分で確定申告をおこなうことになります。

確定申告となると、その全ての手続きを自分自身でおこなうことになり、年末調整の書類の書き直し以上に、余計な時間や手間のかかる可能性も高いです。

確定申告をするとなった場合の負担を周知しておき、抑止力にすることも有効な予防策です。

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4. 年末調整は会社全体に関わる業務！しっかり準備して正しく申請しよう

年末調整は会社全体に関わる大仕事です。

提出してもらった年末調整書類のミスを見落としたまま提出し、組織としての年末調整を終えてしまうと、税金を正確に納付していないとみなされます。その会社には、不納付加算税や延滞税といった税金というペナルティーが課されることになります。

従業員が提出した書類が原因の間違いであっても、罰則を受けるのは会社になってしまいます。そのような事態を招かないように、記載内容をしっかり確認し、間違いがあった場合は訂正してもらうことが大切です。

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