企業内では常に経費精算がおこなわれています。出張や移動は企業活動にはつきものであり、経費精算のかなりの部分を交通費が占めています。

そのため交通費精算をいかに簡単に行うかが、経理担当者の負担を大幅に軽減することに繋がっていくのです。

交通費精算を簡単にするおすすめの方法について解説します。

1. 経費精算における「交通費精算」とは

交通費精算とは、社員が業務上発生する交通費を適正に申請し、承認を得るための手続きです。具体的には、電車やバス、タクシーなどの公共交通機関を業務で利用した際に生じる料金を計上します。
交通費精算の手続きを適正に行うことができるよう、交通費精算の基礎知識を詳しく解説していきます。

1-1. 旅費交通費と交通費の違い

旅費交通費とは、遠方での業務のために必要となる移動を伴う費用を指します。具体的には、出張先への飛行機やタクシーの利用、出張中の食費や宿泊費、さらには現地での公共交通機関の利用費用が該当します。一方、交通費は、通常の勤務に関連した日常的な移動費用を意味し、例えば通勤定期代や業務中の短距離移動などがこれに該当します。

企業によっては旅費交通費の範囲や上限が設定されており、このルールは事前に明確にしておくことが重要です。効率的な経費精算のためには、定額の支給方法も有効であり、経理担当者や管理者は、社内の運用状況を見つつ、現場のニーズを反映させた改善策を講じることが望ましいでしょう。

1-2. 通勤費と交通費の違い

通勤費と交通費は、企業の経理担当者にとって重要な区別があります。まず、通勤費は社員が自宅から企業へ通勤する際に発生する費用を指します。この通勤費には企業ごとに異なる規定があり、片道の通勤距離によって1カ月あたりの非課税限度額が決まっています。最高限度額は月額31,600円であり、それを超える分は給与として課税される必要があります。特に公共交通機関を利用する場合、非課税限度額は15万円までとなります。このため、企業が公共交通機関を通勤手段として指定することが一般的です。

一方、交通費は業務中に発生する移動費用です。例えば、取引先への訪問や出張などが該当します。交通費の精算方法や注意点については、企業それぞれの規定に基づいて処理されることが多く、領収書の提出や詳細な記録の保持が求められます。

1-3. 交通費精算に領収書は必須ではない

交通費精算において、必ずしも領収書が必要なわけではありません。特に、SuicaなどのIC乗車券を利用した電車やバスの乗車時には領収書を受け取ることができません。このような場合でも、適切な情報を「交通費精算書」に記載すれば、経費として認められます。

具体的には、交通費精算書には以下の情報を記載する必要があります：

1. 日時
2. 経路
3. 金額
4. 行先名
5. 目的

これらの情報は、単に日時と金額だけでなく、「何のためにどこに行ったのか」を明確に記載することで、不正な交通費精算を防ぐ役割を果たします。

なお、この「交通費精算書」のフォーマットは会社ごとに異なる場合があるため、会社の規定を確認することが重要です。また、新幹線や航空券など、領収書が受け取れる場合には提出が必須であることが多いため、その点にも注意が必要です。

2. 交通費精算の正しやり方・流れ

それでは交通費精算の正しいやり方として流れを紹介します。対応ステップに漏れがないよう正しく理解しておきましょう。

2-1. 交通費精算書の提出（日付・金額・経路・行き先・目的を記載）

交通費精算の流れとして、まず交通費精算書の提出を行う必要があります。企業の経理担当者や管理者において、交通費精算書には日付、金額、経路、行き先、目的を詳細に記載することが求められます。特に公共交通機関の料金をメモしておくと、後の精算がスムーズに進むでしょう。精算書に記載すべき項目として、訪問先、運賃、交通機関の種類等も含まれます。この際、領収書やレシートがない場合でも、交通費精算書か出金伝票に記録しておくことが重要です。

注意点として、金額が3万円以上の場合は領収書を必ず保管することが推奨されます。しかし、3万円以下の交通費であっても交通費精算書の提出は必須で、多くの企業では書類を正式に残すためにこの手続きが行われます。このように、適切な記録を行うことで、交通費精算の業務効率化を図り、正確な経理処理が可能となるのです。

2-2. 領収書があれば添付する

出張や移動に関する交通費の領収書をしっかりと添付する必要があります。これにより、経費項目の確認が容易になり、誤りや不正のリスクを減少させることができます。さらに、保存された領収書は監査や税務調査においても必須の証拠となります。正確な帳簿を維持するためにも、正しく管理しましょう。

2-3. 承認ルートに則って上長に承認を依頼する

交通費精算のフローとして、承認ルートに則って上長に承認を依頼しましょう。まず、従業員は経費申請書と必要な領収書を準備し、オンラインシステムや紙ベースの申請フォームを通じて提出します。この際、申請内容が会社の交通費規定に適合していることを確認することが求められます。次に提出された申請書は、承認ルートに従い、各上長の確認と承認を受けます。承認者は申請内容の正確性や合理性を精査し、不備や疑問点があれば修正や追加資料の提出を求めることがあります。

2-4. 上長もしくは経理担当者による書類確認・最終承認

申請書に記載された金額や経路が正しく、領収証など必要な書類が揃っているかを確認します。特に、交通費精算のルールに従っているかをしっかりと確認することが求められます。事前の確認により、誤った情報や不正な申請が防げます。さらに、経理担当者は企業の予算管理を担当しているため、不適切な支出を防止するためのフィルターとして機能します。この段階で承認が得られれば、交通費は適切に支払われますので、社員にも安心感が生まれます。

2-5. 会社から清算する（給与と同じもしくは別途振込）

承認された情報を基に経理担当者は交通費の正確性を確認し、清算手続きを開始します。確認が終わったら、次に支給方法を決定します。
交通費の清算は、給与と一緒に振込む方法と、別途振込む方法があります。給与と同じタイミングで振込む場合、他の給与項目とともに一括清算されるため、手間を減少させることができます。しかし、交通費の支給が遅れるリスクもあります。一方で、交通費を別途振込む方法では、特定の期日に交通費のみを支給するため、迅速に交通費を従業員に渡すことが可能です。

また、クレジットカードを利用する場合は、経理は一般的な支払手作業を減少させ、効率的に清算業務を進めることができます。

3. 【経理担当者要確認！】交通費精算時の注意点

また交通費精算時に経理担当者が抑えておくべき注意点を解説します。不正やミスを無くすために、正しく理解してルールとして整理しておくとよいでしょう。

3-1. 不正を抑止するために行き先・目的の確認を

交通費精算時に不正を抑止するためには、行き先・目的の確認を徹底することが重要です。行先や外出の目的を明確にメモすることで、従業員の不正行為を防ぐだけでなく、税務調査時の対策としても効果的です。従業員が交通費を不正に精算して経費を水増しした場合、支払う税金が減少するため、税務調査官は特にこの部分を厳しくチェックします。さらに、公共交通機関を利用して領収書が取得できない場合には、行先・目的を詳細に記録しておくことで、不正の疑惑を回避し、透明性を確保することができます。こうした取り組みは、企業全体のコンプライアンスの向上や業務効率化に繋がります。

3-2. 最安ルートで申請されているのか要チェック

交通費精算時に最安ルートで申請されているかを要チェックすることは経理担当者にとって非常に重要です。企業の経費を節約するため、交通費は最安ルートで計算することが求められます。そのため、経理担当者は申請内容が明らかに不適切なルートを通っていないかどうかを厳密に確認します。最適な方法として、乗換案内などの交通アプリを利用して表示されるルートを参考にします。これにより、申請者と経理担当者の間で不必要な摩擦を避けることができ、申請プロセスも円滑になります。業務効率化を図るためにも、経理担当者は応募者に最安ルートでの申請を徹底するよう促すことが大切です。

3-3. 定期券区間の交通費を控除できているか確認を

交通費精算時に定期券区間の交通費を除外することは、企業の経理担当者や管理者にとって重要なプロセスです。定期券は通常、企業から通勤手当として支給されており、定期券区間内の移動については別途交通費が発生しないためです。従って、定期券を利用した場合、その区間の交通費を経費として申請することは不適切です。この挿入ミスは、企業の経費負担を不必要に増加させる可能性があります。

「精算時の注意が少しくらいバレないだろう」と考える従業員も少なくありませんが、実際にはこうした誤りは経理担当者によって詳しくチェックされています。不正確な申請は信頼を損ない、企業全体の透明性を損なう原因となります。そのため、交通費精算を行う際には、定期券区間内の交通費が適切に控除されていることを必ず確認してください。

3-4. 消費税の税率計算は正しくできているのか要チェック

交通費精算において、消費税の税率計算が正しく行われているかどうかの確認は非常に重要です。特に経理担当者や管理者の方にとっては、適切な税率処理が求められます。電車やバス、タクシー、新幹線、飛行機など、どの交通手段であっても、料金は消費税込みの金額となっています。このため、精算時に伝票を起票する際には、既に消費税込みの金額に対して再度消費税率10%をかけて計算するミスが発生しやすいです。これは税務署の指摘対象となるだけでなく、会社の経理報告にも影響を与えますので注意しましょう。

3-5. 勘定科目が「旅費交通費」と混同していないか確認を

交通費精算時に「旅費交通費」と混同していないか確認することは非常に重要です。例えば、取引先との会食に向かうために使用したタクシー代は「交際費」として処理するのが適切です。また、社内旅行のために貸し切ったバスの費用は「福利厚生費」に該当します。このように、勘定科目は「何に乗ったか」ではなく「何のために費用を使ったか」によって決まります。適切な勘定科目を選定しないと、伝票が差し戻されるリスクがあり、その修正には時間と労力がかかります。経理担当者として正確に処理するためには、不明点がある場合、必ず事前に経理部門に相談することが推奨されます。これにより、業務の効率化とミスの防止が図れます。

4. 申請者・承認者・管理者を悩ませる交通費精算の課題

精算業務に関しては、経理担当者だけでなく申請者、承認者も面倒さを感じています。ここでは、それぞれが抱える交通費精算に対する課題についてまとめます。

4-1. 申請者の抱える課題

まず申請者の抱える課題として以下のような課題があります。
① 交通費精算書の作成に時間がかかる
② 領収書の保管が煩雑
③ 承認依頼で歩留まりが生じる
詳しく見ていきましょう。

① 交通費精算書の作成に時間がかかる

交通費を支払った社員は交通費精算書を作成しなければなりません。この精算書には交通機関を利用した日付・訪問先、訪問の目的・経路・運賃などを明確に記載する必要があります。

申請者はスケジュール帳を確認して上記の項目を正確に埋めなければなりません。

交通費精算書の作成は時間もかかり面倒な作業のため、ついつい後回しにしてしまい、結局急いで月末に作成することでミスにつながってしまいます。

② 領収書の保管が煩雑

領収書の保管も申請者が感じる煩雑な作業の一つです。

電車やバスなどを利用した際の領収書は交通費精算書に張り付けて申請する必要があるため、月末まで自分で保管しなければなりません。

管理が面倒なため煩雑さを感じてしまい、結果的に紛失してしまうこともあるのではないでしょうか。

関連記事：交通費精算で領収書が必要な場合・不要な場合とは？

関連記事：交通費精算は領収書なしでもできるの？知っておきたい対処法

③ 承認依頼で歩留まりが生じる

承認依頼も申請者にとっては多くの時間が奪われる面倒な作業です。

承認者が通常業務で忙しかったり、社外に出る機会が多かったりすると、ハンコをもらうのはなかなか難しいでしょう。

実は承認依頼は交通費精算に歩留まりが発生する大きな要因になり得るのです。

4-2. 承認者の抱える課題

続いて承認者の抱える課題として以下のような課題があります。
① 申請書類のチェック項目が多い
② 承認作業のためにわざわざ帰社しなければならない
詳しく見ていきましょう。

① 申請書類のチェック項目が多い

交通費精算を紙の書類でおこなっていると、従業員が手で記入する箇所が多くなります。そのためミスも増えますし、確認する項目が増えてしまいます。

承認者のもとには月末になると沢山の精算書類が届きます。確認項目が多く、書類の枚数も多くなれば、承認作業に対してネガティブな感情しかわかず、後回しにしてしまうのも無理はないでしょう。

関連記事：交通費精算におけるチェックポイントをわかりやすく解説

② 承認作業のためにわざわざ帰社しなければならない

精算業務を紙でおこなっている場合は、外出先で対応することが不可能のため、承認者はわざわざ会社に戻って承認作業をしなければなりません。

承認作業をするためだけに会社に戻るのは面倒ですし、できれば何とかしたい作業の一つだと思います。

4-3. 経理担当者の確認作業

さらに経理担当者の抱える課題として以下のような課題があります。
① 書類の確認作業がとにかく多い
② 差し戻し作業での従業員とのコミュニケーションが面倒
③ 仕訳作業やFBデータの作成作業に時間が取られる
詳しく見ていきましょう。

① 書類の確認作業がとにかく多い

承認者同様、経理担当者は日付や経路などの記入漏れがないか、間違いがないかをチェックします。

このとき最短ルートを通っているか、定期区間の運賃を控除して申請しているか、不正な申請をしていないかなどを細かく調べなければなりません。

また領収書の金額と清算書の金額が合っているかを確認し、合計金額が合っているか試算し、仮払金の有無を調査し、ダブルチェックをおこなう必要もあります。

このような膨大な量の作業を行って問題がなければ清算となります。

② 差し戻し作業での従業員とのコミュニケーションが面倒

もし少しでも問題があれば、申請した従業員に訂正を要請しなければなりません。期日ギリギリに交通費精算書を提出する社員も多いので、経理担当者の負担は大きくなってしまうのです。

紙での交通費精算はミスが発生することも多いため、何度も従業員に連絡を取ったり差し戻しをおこなったりしなければなりません。

③ 仕訳作業やFBデータの作成作業に時間が取られる

交通費精算書の確認が完了しても、経理担当者の面倒な業務はまだあります。特に、仕訳作業やFBデータの作成作業はミスが許されませんし、かなりの時間と手間がかかってしまいます。経理担当者の中にも、この作業にストレスを感じている方がいらっしゃるのではないでしょうか。加えて交通費精算は毎月件数が多く、避けては通れない経理業務のひとつでもあります。
当サイトではこのような交通費に関する課題のケースごとに解決策を紹介したり、また経費精算システムを用いた業務効率化の方法まで幅広く解説した「旅費交通費精算基本知識まとめBOOK」を無料配布しております。

実際のシステム画面を用いて経理業務がどのように効率化されるかのイメージも紹介しているので、中長期的にシステムを検討している方にも大変参考になる内容となっております。資料は無料ですので、気になる方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

5. 課題別・交通費精算を効率化する方法

申請者、承認者、経理担当者が抱える課題に対する解決策を解説いたします。

5-1. 申請者の課題を解決する方法

まず 申請者の課題を解決する方法としては以下のような方法があります。
① 書類の作成をシステムで電子化する
② 領収書は電子化してスマホに保存
③ 承認依頼はボタンをワンクリック
詳しく見ていきましょう。

① 書類の作成をシステムで電子化する

経費精算システムを使用することで、交通費精算書の作成を大幅に効率化することができます。

駅名を入力すれば交通費が自動で計算されますし、定期区間金額の自動控除によって正確な申請を実現することができます。

入力工数を最小限にとどめることができるため、ミスなく簡単に申請書の作成をすることができます。

また、ICカードのと経費精算システムを連携することで、ICカードの履歴をシステムに反映させることができるなど、電子化するだけで、手間が大幅に削減されます。

② 領収書は電子化してスマホに保存

スマートフォンに対応している経費精算システムを使用すれば、領収書を紙で保管する必要がなくなります。

申請時にスマートフォンで領収書を撮影して、申請書に添付するだけで申請することができるため、領収書の貼り付け作業を削減することができます。

関連記事：交通費精算の効率化のカギはICカードとスマートフォン

③ 承認依頼はボタンをワンクリック

パソコンやスマートフォンで交通費精算書を作成したら、そのままボタンを押すだけで承認者に承認依頼をすることができます。

オンラインで承認依頼をすることができるので、場所に関係なく依頼することができます。

5-2. 承認者の課題を解決する方法

続いて承認者の課題を解決する方法としては以下のような方法があります。
① システム上で最小限の入力なので、確認項目も最小限
② 場所に関係なく承認作業をおこなえる
詳しく見ていきましょう。

① システム上で最小限の入力なので、確認項目も最小限

申請書の作成をシステム化することで、入力工数を最小限にとどめることができます。そのため、ミスが起こりにくい申請環境を整えることができます。

特に、一番ミスが起きやすい金額部分が自動で計算されることで、承認者の承認業務は格段に楽で、短時間になるでしょう。

② 場所に関係なく承認作業をおこなえる

スマートフォンに対応している経費精算システムを使用すれば、場所に関係なく承認作業をおこなうことができます。

移動中や外出先での空いた時間で承認がおこなえるため、承認者での歩留まりを解消し、スムーズな交通費精算を実現することができます。

また、空いた時間でこまめに承認作業ができるため、承認依頼が溜まること防ぎます。

5-3. 経理担当者の課題を解決する方法

続いて経理担当者の課題を解決する方法としては以下のような方法があります。
① 「最小限の入力工数」と「自動計算」により横領やミスが大幅削減
② 差し戻しや確認はシステム上で完結
③ 仕訳やFBデータの作成作業は自動で完了
詳しく見ていきましょう。

① 「最小限の入力工数」と「自動計算」により横領やミスが大幅削減

承認者の確認作業同様、自動計算や定期区間金額の自動控除によって、入力工数を最小限にすることで、ミスが起きる環境を改善します。

正確な申請書が作成されることで、結果的に管理者の確認工数の改善につながり、業務改善をすることができます。

関連記事：交通費精算で要注意な横領を防ぐための4つの施策

② 差し戻しや確認はシステム上で完結

もし申請書にミスがあった場合は、システム上でコメントを送り差し戻しをおこなうことができます。

これまでのように、差し戻し対象の従業員一人ひとりに対して連絡をおこなう必要はなく、システム内で全てを完結します。

③ 仕訳やFBデータの作成作業は自動で完了

経費精算システムを使用すれば、面倒な仕訳作業やFBデータの作成作業は自動でおこなうことができます。

設定した内訳を従業員が申請時に選択することで、承認時に自動で仕訳をすることができます。自動で仕訳が完了するため、時間をかけて経理担当者が申請内容をチェックし、仕訳する必要がありません。

このように経費精算システムを導入することで交通費精算の業務が申請者、承認者、そして経理担当者のどの視点でみても大きく改善されることは明らかです。当サイトでは実際に経費精算システムを導入した際の課題解決の流れや、システムの実際の画面も含めて解説した「旅費交通費精算基本知識まとめBOOK」を配布しております。

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6. 経費精算を効率化するクラウドシステムの紹介

経費精算システムはスマートフォンなどのアプリを使って交通費精算の申請がおこなえるシステムです。

6-1. 交通費や税金、消費税の計算も簡単に

たとえばある社員が出張に行き、電車を使ったとします。するとこの社員は自分のスマートフォンからアプリを通して、交通費精算システムにアクセスし交通費精算の申請をおこなえます。

表示されるフォームに日付・訪問先・目的・区間・金額などを入力して申請します。もし入力された情報に誤りがあれば、この時点でアラートが鳴り申請者に知らされます。

情報が正しくないと送信されないので、正確な情報を入力するよう申請者に促すことができるのです。

関連記事：交通費精算をおこなうときに注意したい消費税の取り扱い方

関連記事：交通費精算時にかかる税金について課税・非課税の考え方とは

6-2. ICカードやスマートフォンで場所にとらわれない精算業務の実現

しかもこのシステムはいつでも利用できるため、営業担当者が会社に戻る必要もなく、ストレスを軽減できます。

直属の上司は申請を見て、問題がなければ経理担当者にシステム上でこの申請を送ることができます。

これまでは営業担当者は上司がオフィスにいる時間しか交通費精算書を作成できませんでしたが、これでいつでも交通費精算書を提出できるでしょう。

関連記事：交通費精算はICカードの活用で驚くほど変わる！方法を徹底解説

6-3. 経費精算のルールに沿った運用の実現

経理担当者は送られてきた申請をチェックしなければなりませんが、そもそも明らかな間違いは申請の段階で修正されているので、日付や金額など最低限のチェックをおこなうだけで済みます。申請の内容は自動的に記録されるので入力する手間もほとんどありません。あとはすべての交通費精算を銀行振込でおこなうことにしておけば、小口現金の管理も必要なくなります。

交通費精算システムの導入によって、経費精算のための時間や労力を大幅に削減することができるのです。

関連記事：交通費精算のルールについて知っておくべき4つのポイント

関連記事：交通費精算に必要な定期区間の適切な決め方と計算方法

交通費精算の特にガソリン代などは会社によってルールや規定を明確につくる必要があります。

関連記事：交通費精算で気になるガソリン代について基本的な考え方を解説

7. 交通費の精算をツールで効率化して企業の生産性をアップさせよう

経費精算システムは最初の導入である程度の費用がかかります。しかし結果的にはシステムの導入によって全体の交通費が減少したという企業は少なくありません。

不正な請求が少なくなりますし、より正確な交通費精算の申請が可能になるからです。

交通費精算で多くの問題を抱えている企業は、ぜひ経費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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