労使間のトラブルで多いのが残業代未払いの問題です。企業に問題があるケースと、従業員側の勘違いであるケースがありますが、労働時間の端数処理で当たり前のように切り捨てしているとしたら、それは企業側の違法になってしまう可能性があります。

本記事では、タイムカードで15分や30分の切り捨てが違法になってしまう理由や、1分単位で勤怠管理をする必要性とその計算方法を紹介します。

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1. 企業には正しく勤怠管理をする義務がある

企業が正しく勤怠管理をするのは、当たり前であり義務にもなっています。しかし、実際の人事や総務の担当者は、本当にこれでよいのかと不安に思うことがあるかもしれません。勤怠管理をする目的やその意味について理解を深めていきましょう。

1-1. そもそも勤怠管理とは？

勤怠管理とは、各従業員の出退勤状況、休憩時間の取得、有給休暇の取得状況、遅刻・早退の有無など、日々の労働時間及び勤務状況を把握・記録し、それが法令や就業規則に則って適正におこなわれているかを管理することです。

正確な勤怠管理により、過重労働の防止や従業員の健康管理への配慮が可能となり、企業の生産性向上や従業員のモチベーション維持にもつながります。

昨今の働き方改革の推進により、年次有給休暇の取得義務や労働時間の上限規制が強化されており、法令に基づいた勤怠管理は企業にとって必須の取り組みとなっています。

また、労働基準法をはじめとした労働関連法令の改正も頻繁におこなわれているため、常に最新の情報を収集し、管理体制をアップデートしていくことが大切です。

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1-2. 勤怠管理はミスや勘違いが起きやすい

ここまで述べてきたような時代や働き方に対する意識の変化により、これまで以上に正確な勤怠管理が求められるようになっています。しかし、勤怠を管理する側にとっては、いくつかの運用上の課題も顕在化しています。

近年では、フレックスタイム制や在宅勤務などを導入する企業も増えており、勤務形態や雇用形態が多様化しています。その結果、勤怠を一元的に管理することが難しくなり、業務の複雑化とともに担当者の負担も増大しています。

とくに月末や締日の業務が集中する時期には、担当者に余裕がなくなり、エクセルや手作業での集計業務ではミスが発生しやすいです。労働時間や残業時間の計算に誤りがあると、適切な賃金の支払いができなくなり、たとえ故意でなかったとしても従業員とのトラブルに発展する恐れがあります。

また、タイムカードで出退勤を打刻している場合には、打刻ミスや打刻忘れが集計ミスの原因となることも多いです。このような観点からも勤怠管理はヒューマンエラーが起こりやすい業務の一つといえます。

関連記事：タイムカードの打刻ルールは必要？ミスを減らすための具体例を解説

2. 15分単位や30分単位で勤務時間を計算することは違法？

勤怠管理はミスが発生しやすく、正しく運用されなければ法令違反となるリスクもあります。タイムカードによる勤怠管理自体は法律上認められており、違法ではありません。

しかし、タイムカードの打刻記録をもとに労働時間を集計する場合であっても、労働基準法に基づき正確な管理・集計をおこなわなければ、結果として違法な状態に陥る可能性があります。ここでは、タイムカードによる勤怠管理において違法とされるケースと、法令に準拠した正しい集計方法について詳しく紹介します。

2-1. 勤怠管理で15分単位や30分単位の計算をするのは違法

タイムカードを使っていて、15分未満や30分未満の残業について賃金が支払われなかった経験や、そのような運用を見たことがあるという人もいるのではないでしょうか。

勤怠管理やそれに紐づく給与計算を15分単位や30分単位で処理することは、労働基準法第24条「賃金全額払いの原則」に反する恐れがあり、違法と判断されるケースもあります。原則として、労働した分については、全額賃金を支払わなければならないので注意しましょう。

参考：労働基準法第24条｜e-Gov法令検索

関連記事：賃金支払いの5原則とは？例外や守られないときの罰則について

2-2. 労働時間は1分単位で計算することが原則

2-3. 端数処理は1ヵ月単位で切り捨て切り上げが可能

勤怠管理は原則として1分単位でおこなう必要がありますが、月単位での残業時間（時間外労働）・休日労働・深夜労働の集計においては、事務簡便を⽬的として一定の条件下で端数処理が認められています。

具体的には、1ヵ月の労働時間の集計結果において、30分未満を切り捨て、30分以上を切り上げて1時間とするといった処理が許容されます（昭和63年3月14日 基発150号）。

端数処理の計算方法の例を挙げると、ある従業員の4月の残業時間を計算したところ合計16時間23分であった場合、30分未満を切り捨てて16時間と計算することが可能です。ただし、切り捨てのみを認めることはできません。5月の残業時間が合計18時間38分であった場合、30分以上を切り上げて19時間と計算する必要があります。

このように端数処理は、労使双方にとって合理的であると認められる範囲に限られており、1日単位での丸め処理は労働者に不利益を与える可能性が高く、原則として認められていません。この点は誤解が多いため、正しく理解しておくことが重要です。

上記のような例外を理解したうえで、労働時間及び残業時間を正しく集計し、かつ残業代を正確に計算して労働者に支払わなければ違法になってしまう場合があります。当サイトでは、打刻まるめをしている場合の労働時間の集計方法や、正しい残業代の計算方法をまとめた「労働時間の集計マニュアル」を無料で配布しております。こちらからダウンロードしてぜひご活用ください。

参考：端数処理のソレダメ！｜厚生労働省

2-4. 雇用形態によって勤怠管理の取り扱い方法に注意

労働条件通知書や雇用契約書に記載されている労働時間以上に従業員を働かせることはできません。

残業時間についても決まりがあるため、それぞれ何時間働けるのか、現在何時間労働しているのかを正しく把握するようにしましょう。

2-4-1. 正社員や契約社員の場合

一般的に正社員や契約社員は、企業と継続的な雇用契約を結び、週5日程度勤務するケースが多いですが、勤務日数は契約内容によって異なるため一律ではありません。最近では、時短勤務やフレックスタイム制の導入により、同じ正社員・契約社員であっても勤務形態が多様化しており、労働基準法に基づきそれぞれに応じた勤怠管理が求められます。

また「働き方改革関連法」により、年5日の年次有給休暇の取得が義務化されたことから、休暇管理も従来以上に重要な業務となっています。従業員一人ひとりの労働時間や勤務状況を正確に把握するためにも、自社の勤怠管理体制を見直し、実態に合った運用がおこなわれているかを確認しましょう。

関連記事：限定正社員とは？正社員・契約社員との違いやメリット・デメリットを解説

2-4-2. アルバイトやパートの場合

アルバイトやパートも、正社員・契約社員と同様に、1分単位で労働時間を計算する必要があります。たとえ短時間勤務であっても、タイムカードの打刻時刻を15分単位などで切り捨てて集計するような運用は、労働基準法違反となる可能性があり、場合によっては従業員に訴えられる（訴訟に発展するほどのトラブルになる）恐れもあるため注意が必要です。

また、アルバイト・パートの場合、シフト制による勤務が一般的であり、個々の勤務日数や勤務時間が異なるので、柔軟な勤務形態への対応が求められます。そのため、勤怠管理においては、事前に作成されたシフトに基づき、実際の勤務状況との整合性を確認しながら適切に管理する必要があります。

しかし、シフト勤務の勤怠管理は手作業では煩雑になりやすく、ミスや負担が発生しやすいでしょう。そこで、シフト管理システムの導入が有効です。システムを活用すれば、シフトの作成・共有・修正から実績の確認、さらには給与計算との連携までを効率的におこなうことができます。結果として、正確性の確保だけでなく、労務トラブルの防止や業務の属人化回避、コンプライアンス遵守の強化にもつながります。

関連記事：シフト管理システムとは？機能や導入するメリット・デメリットを解説！

3. 15分単位で勤怠管理をしている場合に起こりうる問題

先述のとおり、15分単位での勤怠管理は違法です。しかし、こうした規則を知らずに15分単位や30分単位で労働時間を管理していた場合、どのような問題が発生するのでしょうか。

ここでは、労働時間の端数を切り捨てていた場合に発生する問題について解説します。

3-1. 労働基準監督署の調査で指摘される

労働基準監督署は、従業員の労働環境が適切な状態にあるかどうかを確認するために、企業の実態を調査する権限を持っています。

この調査には、定期的に確認する「定期監督」、労災発生後に調査される「災害時監督」、従業員などからの申告によって調査される「申告監督」、それらの調査で違反が見つかった場合に実施される「再監督」の4種類があります。

もし15分単位や30分単位で労働時間を管理している場合、定期監督や申告監督によって違反を指摘されるでしょう。

定期監督や申告監督で違反を指摘された場合は、できる限り迅速に改善を目指さなくてはなりません。指摘されて即罰則が発生するケースは多くありません。

しかし、不真面目な対応をしたり、改善がなかなかみられなかったりした場合は処罰される可能性があります。

関連記事：労働基準監督署の調査の流れや企業が準備しておくべきこととは

3-2. 従業員から残業代の支払請求をされる

社内の勤怠管理や給与計算ではタイムカードの打刻情報を15分単位で切り捨てていたとしても、従業員が労働していた事実は残ります。そのため、従業員には未払いの賃金や残業代に対する請求権があるのです。

賃金請求権の時効は、2020年4月1日以降に支払われる賃金から5年（当面の間3年）に延長されています。時効を過ぎれば法的には支払い義務が消滅しますが、それでも従業員との信頼関係に悪影響を及ぼすリスクがあります。

参考：未払賃金が請求できる期間などが延長されています｜厚生労働省

例えば「働いた分の給与が支払われなかった」「説明や対応が不十分だった」と感じた従業員の不満は、企業に対する不信感として広がる可能性があります。このような不満は組織全体の士気やエンゲージメントを低下させ、生産性の低下にもつながりかねません。

場合によっては、従業員から訴えられる恐れもあります。未払い賃金への対応については、法的な観点に加えて、組織の信頼維持という視点からも慎重に判断し、誠実な姿勢で対応することが重要です。

関連記事：給与未払いの状態とは？時効や罰則についても解説

3-3. 会社の信用問題に関わる

15分単位の切り捨てによる賃金未払いは、従業員からだけでなく、社外からの信用も失う恐れがあります。

とくに近年ではSNSを中心とした情報伝達のスピードが極めて速く、一度拡散された情報は真偽にかかわらず瞬時に広まりやすい環境にあります。万が一、不適切な労務管理をしていた場合にそのことが世間に知られれば、いわゆる「炎上状態」となる可能性があり、企業の評判に深刻なダメージを与えることも考えられます。

そのような事態になると、取引先や顧客、投資家からは、問題発生の経緯や再発防止策などについて厳しく問われることになるでしょう。上場企業や資金調達をおこなっている企業の場合、株主や金融機関から企業統治の観点での指摘を受ける可能性もあります。

また、企業の評判が低下すれば、採用活動にも影響が及び、優秀な人材の確保が困難になるリスクも生じます。このように、勤怠管理の不備は単なる労働問題にとどまらず、企業全体の信用・ブランド価値にかかわる深刻な問題であることを認識しておくことが必要です。

4. イレギュラーな勤怠管理が必要なケース

タイムカードを使って勤怠管理をおこなっている場合、イレギュラーな対応が必要になるケースもあります。ここでは、早退・遅刻があった場合と、時間外労働・休日労働・深夜労働があった場合の勤怠管理の方法について詳しく紹介します。

4-1. 早退・遅刻

早退や遅刻があった場合、「ノーワーク・ノーペイの原則」に基づき、実際に労働していない時間分については賃金を支払う必要がありません。ただし、早退・遅刻があった場合も、労働時間は1分単位で計算する必要があります。

例えば、従業員が遅刻した際に、タイムカードの出勤時間を手書きで15分単位に切り上げ・切り捨てして記録する方法は、正しい勤怠管理とはいえません。早退や遅刻がある場合でも、労働時間を1分単位で正確に管理できるよう、タイムカードに記録をおこないましょう。

関連記事：勤怠管理で遅刻や早退を管理するには？控除の方法と注意点を解説

4-2. 時間外労働・休日労働・深夜労働

時間外労働や休日労働、深夜労働があった場合には、通常の賃金に加えて割増賃金の支払いが必要です。それぞれの割増率は、次の通りです。

• 時間外労働（月60時間以下）：25%以上
• 時間外労働（月60時間超え）：50%以上
• 休日労働：35%以上
• 深夜労働：25%以上

タイムカードを使って勤怠管理をしている場合、時間外労働や休日労働、深夜労働がそれぞれ何時間あったのか管理できるようにしておかなければ、正しく給与計算をおこなうことができません。

また、時間外労働・休日労働・深夜労働の時間数においても、特別な端数処理を除き、1分単位で管理する必要があります。15分単位や30分単位で記録されている場合、法令違反となる可能性があります。この機会にタイムカードの運用方法を見直し、適切な勤怠管理体制を整えましょう。

関連記事：残業による割増率の考え方と残業代の計算方法をわかりやすく解説

5. タイムカードによる勤怠管理のよくある課題や問題点

タイムカードでの勤怠管理には、15分単位の打刻まるめの問題のほかにも、さまざまな課題が起きやすいです。

ここでは、タイムカードによる勤怠管理のよくある課題や問題点について詳しく紹介します。

5-1. 打刻時間と実労働時間のズレが起きやすい

紙のタイムカードを使って勤怠管理をおこなう場合、タイムレコーダーを設置する必要があります。タイムレコーダーの設置場所と、実際に仕事をする場所が離れていると、打刻時間と実労働時間にズレが発生することが考えられます。

実際は残業が発生していたにもかかわらず、タイムカードの打刻情報からは把握できないといった事態につながることもあるかもしれません。タイムカードで正確な勤怠管理を実現するためには、タイムレコーダーを出入口付近に設置するなど、設置場所を工夫することが求められます。

関連記事：タイムカードの打刻時間と労働時間のずれに関する対処法を解説

5-2. 計算・集計に時間や手間がかかる

紙のタイムカードを使用している場合、電卓を使用したり、Excelに転記したりして労働時間を集計し、給与計算をしなければなりません。集計に時間や手間がかかり、担当者の業務負担につながる可能性があります。

また、計算間違いや転記ミスが生じると、誤って給与が計算され従業員とのトラブルにつながる恐れもあるので、慎重に計算をおこなう必要があります。

関連記事：労働時間を正しく理解してタイムカード打刻のミスをなくそう

5-3. リアルタイムに労働時間を把握するのが難しい

タイムカードを使用する場合、月末や締日にならなければ集計ができないため、リアルタイムに労働時間を把握するのが困難なケースもあります。労働基準法では残業時間に上限を設けています。36協定を結ぶ場合でも、残業時間の上限は原則「月45時間・年360時間」です。

リアルタイムで労働時間を集計できないために、月の途中で気づかず上限を超えていたという問題が発生することもあります。また、過重労働の兆候を早期に発見できず、従業員の健康を害する恐れもあるので、管理の仕組みを見直すことが大切です。

5-4. テレワークなどの柔軟な働き方に対応できない

紙のタイムカードを使用している場合、オフィスに出社しなければ打刻することができません。そのため、直行直帰が発生する場合や、在宅勤務などのテレワークをおこなう場合、正確に勤怠管理できない可能性があります。

多様な労働制度を採用し、働きやすい労働環境を整えるためにも、新しい勤怠管理の方法を検討してみましょう。

関連記事：テレワーク・在宅勤務導入後の労働時間管理におすすめな方法5選

6. タイムカードを使った効率的な勤怠管理の方法

タイムカードの勤怠管理には、「人的ミスが起きやすい」「リアルタイムに労働時間を把握できない」などのデメリットがあります。

ここでは、タイムカードを使って効率的な勤怠管理を実現する方法と、タイムカードに代わる勤怠管理システムの特徴について紹介します。

6-1. エクセルのテンプレートを使用して集計する

タイムカードの集計にはExcelが活用できます。あらかじめ関数やマクロが組み込まれたテンプレートを利用すれば、従業員に必要項目を入力してもらうだけで、自動的に集計が可能です。

このようなテンプレートは無料で配布されていることも多く、初期コストをかけずに運用を始められる点は大きなメリットといえるでしょう。ただし、テンプレート内の関数や数式を誤って編集してしまうと、マクロによる集計結果に不具合が生じ、正確な集計ができなくなるリスクがあります。Excelでの勤怠管理に限界を感じている場合は、専用の勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

関連記事：タイムカードで計算する簡単な方法は？電卓で集計する計算式も紹介

6-2. クラウド型勤怠管理システムの活用で正しく計算

企業規模が大きくなるほど、タイムカードの集計作業は煩雑になり、担当者の負担も増加します。このような課題を解消する手段として、タイムカードに代わる勤怠管理システムの導入を検討するのがおすすめです。

勤怠管理システムを導入すれば、打刻から勤怠の集計、さらには給与計算ソフトとの連携まで一元的に対応できるため、勤怠管理業務の効率化が期待できます。結果として、作業時間の短縮やヒューマンエラーの防止につながり、コスト削減にも寄与します。

また、勤怠状況をリアルタイムに確認できるので、残業時間の上限を超えそうな従業員には前もってアラートを出し注意を促すことも可能です。さらに、PC・スマホ・ICカード・生体認証など、さまざまな打刻手段が搭載されているため、多様な働き方にも対応できます。

もちろん1分単位での打刻・集計にも対応しているので、15分単位での切り捨てによる不公平感も解消され、公平で正確な勤怠管理が実現できます。当サイトでは、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を例に、導入前後でどこが楽になるのかや使用感を確認できる資料を無料で配布しております。自社でシステム導入することで作業効率があがりそうだと感じた方は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

関連記事：勤怠管理システムを導入する目的とは？メリット・デメリットも確認

7. 1分単位で労働時間を管理し、クリアで正確な勤怠管理を続けよう

企業がタイムカードで勤怠管理をする場合のポイントを解説してきました。勤怠は1分単位で管理することが正しく、法令や規則に則った管理をすることが非常に重要になります。

15分単位で切り捨てて処理をおこなっている場合、違法となる可能性もあるので注意が必要です。従業員の労働時間を正確に把握し、給与計算をミスなくおこなうためにも、専用の勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。