エイブル保証株式会社 - ジンジャー（jinjer）| クラウド型人事労務システム

「ファイルを開くのに数秒かかりました」日々感じるExcel管理での煩雑さ

– ジンジャー勤怠を導入する前は、どのように勤怠を管理していたのですか？

大場さん：私が勤怠管理の担当者になった当初は、紙の管理簿で管理していました。
従業員が出勤した際に、「出勤」と印字されている印鑑を自分の名前の横に押していました。

このやり方では『従業員の出退勤時刻を把握することができない』という問題があったため、Excelで関数を組んで、出退勤時に時刻を入力するというやり方に変更しました。

しかし、全従業員の出退勤時刻をExcelで管理していると、月末の集計時にファイルが重くなってしまい、集計業務に時間がかかっていました。

– 容量の重いExcelのファイルを操作するのは大変そうですね。

大場さん：勤怠管理だけではなく、全従業員の有休管理もExcelでおこなっていました。
従業員から有休の残日数の問い合わせや各種申請があると、Excelファイルを開いていました。
そのため、Excelファイルで管理することは、負担が大きかったです。

こうした背景から、『勤怠管理や有休管理を一気通貫して管理できるシステムを使いたい』と考えるようになり、勤怠管理システムの導入を本格検討し始めました。

– ほかにも勤怠管理システムがある中で、なぜジンジャー勤怠をお選びいただけたのでしょうか？

大場さん：ジンジャー勤怠は他社に比べて機能が豊富だったことと、話を聞いていて、「この会社と一緒に仕事がしたい」と感じたからです。

勤怠管理システムを検討し始めた当時、『操作方法が簡単であること』『勤怠管理だけではなく、有休管理といった人事業務が一貫しておこなえること』の2つの条件で、勤怠管理システムを探していました。

ジンジャー勤怠を含めて、3社ほど勤怠管理システムを検討していましたが、低価格で多くの機能が揃っていたことが、他のシステムより魅力的でした。

ジンジャー勤怠の機能面以外にも、担当者の連絡の早さやスムーズなコミュニケーションから「この会社と一緒に仕事がしたい」と感じたことも、ジンジャー勤怠を導入した理由の1つです。

また、本格導入の前に無料トライアルが用意されていた点も良かったです。
無料トライアルのとき、担当者が一つひとつ丁寧に説明してくださって、本格導入前に疑問点を解消できました。

システムが使いやすいだけでは運用に乗らない。使いやすさより重要な運用サポート

– ジンジャー勤怠を運用し始めた段階で大変だったことはありましたか？

大場さん：ジンジャー勤怠は、導入前に感じていた通り、操作は簡単でした。
しかし、システムが使いやすいことと、システムが運用に乗ることは別の問題です。

運用に乗らせるには、システムを従業員にも使ってもらい、今まで勤怠管理に関する社内文化を変えていく必要があります。
たとえば、打刻漏れに対する対応です。

以前までは、打刻漏れを人の目で確認して、従業員に直接連絡して打刻修正をしていました。
ジンジャー勤怠を導入してからは、打刻漏れが自動で確認され、管理者は簡単にリマインドできます。
しかし、そのリマインドはメールやジンジャーのお知らせによる通知です。
この場合、従業員にメールをチェックしてもらうように環境を整える必要があります。

このように、ジンジャー勤怠を導入してから、運用に乗らせるまでに苦戦しました。
しかし、運用に乗らせることができれば、出勤簿で管理していたときは打刻のリマインドに2日かかっていたのが、今はほとんど手間をかけずにリマインドできています。

ジンジャー勤怠の活用について悩みがあれば、担当者の方がすぐにフォローしてくださいました。
他社の事例も踏まえて、多くの提案をいただいて、本当に助かりました。

また、何か疑問点がある度に専属の担当者に電話やメールで質問をしていました。
多くのことを聞いてしまっても、担当の方は嫌な顔せず丁寧に解説していただき助かりました。

– ジンジャー勤怠を導入して、管理の手間の削減以外に良かったことはありましたか？

大場さん：ジンジャー勤怠導入後、従業員の労働時間をリアルタイムで確認できるようになったため、従業員の労働時間に対する意識が変わりました。

今までであれば、月末に勤怠を締めるまで『誰が何時間働いたのか』ということまで把握することができませんでした。
そのため、残業が続いている従業員に対して、「最近残業が続いているけど大丈夫ですか」などアプローチをすることはできませんでした。

しかし、ジンジャー勤怠の導入後は、管理者側が従業員の労働時間をリアルタイムに把握することができるようになっただけでなく、従業員側でも自分の労働時間がどのくらいなのか把握することが可能になりました。

そのため、従業員から「今月は残業時間が長くなっているから早めに業務を終わらせて帰ります！」といった声を聞くようになりました。

– システム導入前は、有休管理にも課題を感じていたと先ほどおっしゃっていましたが、ジンジャー勤怠導入後、何か変化はありましたか？

大場さん：ジンジャー勤怠を導入してから、有休の管理が楽になったことはもちろん、従業員の有休取得率が上がりました。

ジンジャー勤怠を導入する以前は、有休管理をすべてExcelで管理していたため、従業員は自分の有休残日数を確認することありませんでした。
その結果、全社の有休取得率が低いことが課題でした。

ジンジャー勤怠は、従業員の打刻画面に個人の有休残日数が記載されており、従業員の目に留まりやすことから、有休の取得計画を立てやすいことが有休取得率が上がった理由だと思います。

人事データをジンジャーで一括管理して、組織環境の最適化につなげたい

– 今後、ジンジャー勤怠をどのように活用していきたいですか？

大場さん：経費精算や従業員のコンディション管理といったシステムをジンジャー一つに統合していきたいと考えています。

人事業務に関する情報をすべてジンジャーに統合することで、管理者側の手間の削減につながるだけではなく、複数のシステムを使用している状態では見つけることができない、より正確なデータを得ることができるのではないかと思っています。

ジンジャーから得たデータを分析することで、従業員や組織が最適な状態で業務をおこなうことができる環境を整えていきたいです。