勤怠管理システムの設定や導入も手厚くサポート

株式会社ビデオプロモーションの導入事例

勤怠システムの導入失敗を過去に経験!今回の成功要因は「サポートの手厚さ」!

株式会社ビデオプロモーション

業種 :
広告・芸能
拠点数:
2拠点
従業員数:
1〜100名
利用サービス:

テレビ番組を中心に質の高いブランデッドコンテンツを企画して、企業様のCSRやブランディングに貢献している株式会社ビデオプロモーション様。

一度は他社の勤怠管理システムを導入するも、運用にまで至らないという課題を抱えていたとのこと。
そのような課題をジンジャー勤怠ではどのように乗り越え、現在どのように活用しているのか。

株式会社ビデオプロモーション管理本部 総務人事部 部長の金子さんにお話を伺いました。

課題
  • 迅速かつ正確なデータによる勤怠管理ができていなかった。
  • 他社勤怠管理システムのサポートの不十分さ。
解決策
  • ジンジャー勤怠の導入と同時に、社内の勤怠ルールを整備。
  • ジンジャーの導入サポートを活用し、システムを運用に乗せる。
効果
  • 各人の正確な労働時間を把握できるようになったので、残業時間の調整がおこなえるようになった。
  • 社内の細かい勤怠のルールを明確にすることができた。

以前使っていたシステムでは、希望していたことができなかった

– ジンジャー勤怠を導入する以前は、他社の勤怠管理システムを導入されていたとのことですが、どのような部分が「使いにくい」と感じられましたか?

金子さん:エラーリストの出力設定ができなかったり、エクセルの決まったフォームでしか出力ができなかったりと、こちらが希望していたことができなかったんです。また、勤怠管理システムの導入時には、運用ルールをシステム上で設定しなければいけません。

しかし、そこまでのサポートをしてもらえず、我々だけで設定しなければなりませんでした。
たとえば、二重打刻や未打刻が起こったときに、エラーアラートを表示する設定をする必要があるのですが、その設定だけで多大な工数がかかってしまいました。

システム設定に不慣れな我々では、最終的にどのようなことができるのかイメージが湧かず、何ができるかを聞くにも、電話での対応のみという感じでした。その結果運用ルールも明確に規定できない状況となっておりました。

希望していたことができず、何ができるか詳細を確認するのにも工数がかかっていたという状況だったので、思い切って他のシステムを導入してみようという流れになりました。

 

– 貴社の業務形態にも関係しますが、勤怠管理が特に難しい部分はどのあたりでしょうか?

金子さん:難しいのは、多様な働き方に対応した勤怠管理ですね。

たとえば、早朝や深夜の撮影、イベントなどの対応があった場合や、そのような状況でインターバルを空けた業務をおこなう場合に、システム設定をしっかりした上で、更に運用ルールを明確にしていないと、正確な勤怠管理ができません。当時の勤怠管理システムではそこまでの設定に至らず、正確な勤怠データを把握できない事もありました。

 

また、「業務と業務の間で時間が30分以上空くときにはどうしたらいいのか」など、勤怠において多様な時間管理をおこなうケースが多々あり、それらをすべて管理するためのシステム設定に無理がありました。

 

サポートの手厚さがジンジャー勤怠を導入した決め手だった

– ジンジャー勤怠に導入を決めた理由は何だったのでしょうか。

金子さん:サポートの手厚さが決め手でした。

個人的には、勤怠管理システムの機能は、どのサービスもあまり変わらないと感じています。その中で、重視していたのは「きちんと運用に乗るか」です。

周りの人事に聞いてみると、jinjerさんのジンジャー勤怠は、設定や導入のサポートをしっかりしてくれるとのことだったので、とりあえずテスト的に導入しようと思いました。

 

– 導入してみていかがでしたか?

金子さん:サポートが手厚くて本当に助かりました。
営業担当の方が5時間つきっきりでサポートしてくれるなんてこともありました。

私たちのようなシステムの素人には、それぐらいの時間をかけないと導入することは難しいと思います。正直、サポートなしでは勤怠管理システムの導入は無理でした。

 

– ジンジャー勤怠を導入して良かった点はありますか?

金子さん:まず、ジンジャー勤怠の導入をきっかけに、勤怠のルールを見直しすることができました。

勤怠管理システムと勤怠のルールはセットだと考えています。勤怠管理システムでできないことを運用ルールに乗せるわけにはいきませんからね。

そのため、ジンジャー勤怠を導入したタイミングで、勤怠のルールを見直す必要がありました。今までの勤怠のルールを見直してみて、あらためて、細かい部分が曖昧だったなと思いました。
たとえば、業務と業務の時間が空いた場合のルールなどもしっかりと定めていませんでした。

勤怠のルールを見直すことと同時に勤怠管理システムの設定をすることで、曖昧だった部分が明確になり、社内の制度にも反映でき、いい機会だったと感じています。

 

勤怠管理システムの浸透には時間と努力が必要

– ジンジャー勤怠を導入して、従業員からはどのような声があがってきていますか?
金子さん:当初は、今までのやり方が変わるので、「面倒くさい」という声があがってきていました。今まで自己申告制だったのが、急にしっかりと管理されることになったので、仕方がない側面もあります。

しかし、「みなさんの労働時間を把握して、適切な業務配分、適切な残業代の支払いなどをおこなっていきます」と伝えたことで、協力的な姿勢になってくれました。しっかり従業員へのメリットを伝えることが大事だと思います。

 

また、最近はシステムに対する質問もだいぶ減ってきています。ただ「やってください!」と言っただけでは、従業員も困惑するので、ガイドブックをつくって、配布し、説明もしました。「こういうパターンのときはこういう打刻の仕方をしてください」といったものですね。それがなかったらここまで浸透してなかったかもしれません。

 

そうはいっても、まだまだ完全に浸透するには時間と努力が必要だなと感じています。
地道に、全員分の勤怠データを確認して、ルールと異なる部分は、修正してもらうことを継続しておこなっています。

 

– 一人ひとりの労働時間が可視化できるようになって、いかがですか?

金子さん:一人ひとりの労働時間が可視化できるようになってから、各人の残業時間を把握できるようになりました。

今までは、誰がどのくらい残業しているのかを所属長に認識をしてもらうための確認が困難だったのですが、勤怠データを見ることで、リアルタイムで「この社員は、来月残業をうまく抑えるように仕事の配分を変えよう」などと、即座に対策を打つことができるようになりました。

 

勤怠データをもとに、労働環境を改善していきたい

– 今後、勤怠データをどのように活用していきたいと考えていますか?

金子さん:有給休暇平均取得率や平均残業時間など、今まで数字を出すのに時間がかかっていたデータをどんどん把握していきたいですね。そのデータをもとに労働環境を改善したり、採用時の資料に活用したりと考えています。

 

働き方改革の一環としてシステムの導入を決めましたが、勤怠データを多角的に把握できるようになることで、数値的根拠を得ることができます。それをもとに従業員が生き生きと働ける環境づくりのサポートに力を入れていきたいですね。

 

ジンジャー勤怠導入事例集

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