- 課題
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- 年間数百人の入社手続きを紙でやっていたため、人事/店長/入社者全員に負担がかかっていた
- シフトを出勤簿で管理していたため、店長の管理工数がかかっていた
- 効果
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- 勤怠管理、給与計算、入社手続きを中心にペーパーレス化
- よりジンジャーを活用するために、社内規定の一部を変更
「豊かな『食文化』の創造と継承」の総合フードサービス企業を目指していらっしゃる株式会社ラムラ様。
時代のトレンドを的確に読み取り、お客様のニーズに応える料理、サービスを提供したい、そして飲食を通して社会に貢献し、世界の人々に食文化を継承したいと考え、運営していらっしゃいます。
ジンジャー導入以前は、勤怠管理・給与計算はオンプレミス型のシステムで、それ以外は紙で管理をしていました。入社数の多い月もあり、その対応に人事と店長の業務が圧迫されていたとのこと。
そのような中で、「バックオフィスを一本化し、データ連携がラクになる」ことが決め手となり、ジンジャー導入に至りました。
今回は、株式会社ラムラのAさんにお話を伺いました。
入社手続きや出勤簿管理をペーパーレス化することで、店長の業務負担を下げたかった
– 元々ペーパーレス化進めたかったと伺っておりますが、ジンジャーを導入する前は、どのような状況だったのでしょうか？
Aさん：ジンジャー導入前は、勤怠管理や給与計算はオンプレミスのシステムを使っており、それ以外は紙で管理していました。
極端に入社数が多い月もあり、年間数百人のアルバイトの雇用契約書をやり取りが発生していました。なので、紙のやり取りが非常に多かったです。
また、シフト管理で使っていた出勤簿の活用も業務を圧迫していたため、全社としてペーパーレス化したいよねという話が度々上がっていました。
– 年間数百人の入社手続きを何名で対応していたのでしょうか？
Aさん：入社手続きのやり取りは、人事部4人で対応していました。毎月1営業日は、雇用契約書のみ対応する時間として確保していました。
また、私たち以上に大変だったのは、各店舗の店長です。雇用契約書が紙だと、人事部とアルバイトの間に店長が挟まっていたので、書類の受け渡し・郵送作業など、非常に大変だったと思います。
– 店長はほかの仕事もある中での対応なので、非常に大変そうです。
Aさん：店長の入社手続き以外の人事業務でいうと、アルバイトのシフト調整や勤怠管理です。アルバイトのシフト調整などは、毎月発生する業務ですし、紙の出勤簿で管理していたので、かなり工数がかかっていました。
これらのような紙の運用体制をなくせば、店長の業務量が少しは減るのではないかと考え、ペーパーレス化を進めました。
バックオフィスのシステムを「ジンジャー」に一本化。決め手はデータ連携のラクさ
– なぜこのタイミングで、ペーパーレス化を実行に移したのでしょうか？
Aさん：数年前から、ペーパーレス化したほうがいいという話は、度々会社全体で議題に上がっていました。そのような中、今回踏み切った理由は新型コロナウイルスです。
コロナ前は、会社として「どう売上を上げるか？」に注目して、さまざまな意思決定をおこなっていました。
しかし、コロナ以降は、どう売上を上げるかだけではなく、「どうコストを抑えるか」も観点に加わり、意思決定をおこなうようになりました。
そのため、業務を効率化し、全体のコストを抑えていくペーパーレス化を検討し始めました。
また、当時使っていたオンプレミス型のシステムの保守切れが迫っていたので、このタイミングだと思い、システム導入に踏み切りました。
– 数多くのシステムがある中で、なぜジンジャーをお選びいただけたのでしょうか？
Aさん：バックオフィスのシステムをすべてカバーできるのが、ジンジャーだったからです。
実は、検討し始めたときは、勤怠管理・給与計算・経費精算・労務管理のシステムを検討しており、それぞれ別々のシステムを導入しようと考えていました。
しかし、別々のシステムを導入すると、データ連携が複雑になり、工数が発生することがわかりました。
また、システムごとにログインIDとパスワードが異なるため、IDとパスワードの管理が面倒でしょう。店長からすると、発注/売上管理のシステムがあるので、さらにIDやパスワードが増えることになります。
これらの2点から、バックオフィスのシステムは1本化したほうがいいよねという結論に社内でなり、ジンジャーに決めました。
ジンジャー導入に合わせて、社内規定を変えることで、よりジンジャーを活用できる環境に
– ジンジャーで魅力に感じたポイントを教えてください。
Aさん：やはり、ジンジャーの魅力といえば、データ連携のラクさです。
以前だと、勤怠管理システムからデータをダウンロードして、給与システムに取り込んでいました。しかし、このやり方だと、ワンクッション挟むので手間ですし、もし何かのエラーが出た場合、確認作業に時間がかかります。
ジンジャーも、完全にスムーズとは言えません。しかし、以前と比べるとラクですし、当初検討していた別々のシステムを導入した場合よりも簡単にできます。
また、これはジンジャーというより、クラウドシステム全般に言えることかもしれませんが、日々システムのアップデートを重ねているので、「法改正への対応を忘れていた」のようなことにはならないので、そこの負担もなくなりましたね。
– ジンジャーの強みであるデータ連携の部分が、しっかりと貴社のお役に立っていて嬉しいです。
Aさん：また、ジンジャーの魅力的なもう一つのポイントは、営業担当やサポート担当の方が、寄り添ってくれるところです。
正直、クラウドシステムで、すべての要望を叶えることは難しいと思います。それも、我々みたいな規模の大きい企業になればなるほど、企業特有の管理があるので、すべての要望を叶えるのは不可能に近いでしょう。私たちも、多くの要望を出しています。
ジンジャーの営業/サポート担当の方は、システムでできること/できないことを正直に伝えてくれて、できないことに関しては「このような運用回避があるのですが、いかがでしょうか？」と必ず提案してくれます。
「できません」で終わらさないその熱意と、私たちに寄り添ってくれる姿勢が、ジンジャーの一番の魅力かもしれません。
– ありがとうございます。実際、ジンジャーでできないことは、一部貴社のオペレーションを変更して、対応していただけたと聞いております。
Aさん：そうですね、先日、弊社の一部のオペレーションを変更しました。
現在のオペレーション的に、ジンジャーの機能では運用が難しい場合は、サポート担当の方に、機能実装の相談をします。しかし、今日言ったからといって、来月実装されるかどうかはわからないです。
従業員が不利益を被らないのであれば、弊社の規定を変えたほうが早い場合もあります。また、規約を変えることでジンジャーが使いやすくなることもあります。
ジンジャーに開発をお願いするところと、私たちが変えるところをしっかり分けた上で、より適切な管理体制をつくっていきたいと考えています。
– 今後、どのようにジンジャーを活用していきたいですか？
Aさん：ジンジャーを入れた目的でもありますが、社内から紙をなくしたいです。そのためにも、ジンジャーを余すことなく活用していきたいと考えています。
