事業拡大によって施設数が増加。雇用契約や勤怠・人事・労務管理の煩雑化によって、管理部門が圧迫されていた。

－今回システムの導入を検討されたきっかけについて、お話いただけますでしょうか？

吉永さん：

システム導入を検討したきっかけの一つは、雇用契約書の電子化を促進しようとしたためです。

現在、施設には約250名の社員やパートの従業員が在籍しています。

これまでは、入社手続きや契約更新、給与などの待遇変更がおこなわれる際に、毎回、紙で雇用契約を結んでいたので、手続きに大きな手間がかかっていました。

－それは大変ですね…より具体的に雇用契約を締結するまでの流れもお聞きしてよろしいでしょうか？

吉永さん：

具体的なフローについて説明すると、弊社が運営している施設は全部で27拠点ありまして、本社で契約書を作成したら、各施設に書面をレターパックで郵送します。

その後、施設長が該当の従業員に契約書を渡し、印鑑を貰ったら本社に送り返してもらっていました。また、本社に雇用契約書が到着してからも、書面をスキャンしてサーバーに格納し、原本をファイリングするという作業が発生していました。

－ありがとうございます。近年、事業規模を拡大されたとお聞きしたのですが、その影響で管理業務の工数は増えましたか？

吉永さん：

はい。実は3年くらい前まで、弊社は今の3分の1くらいの規模感でした。

ここ数年でM＆Aをおこなった影響で、企業規模が3倍ほどに拡大していました。

しかし、規模が大きくなったのにもかかわらず、バックオフィスのオペレーションが当時と同じで、M＆Aによって引き継いだ法人は従来の法人がやっていたオペレーションを引き継いで対応していたので、勤怠管理から給与計算までのフローが3.4通りあるような状況でした。

今後の会社としての成長戦略を描いていく中で、M&Aは積極的に推進していきたいと思っている中で、バックオフィスは1拠点でオペレーションも集約していきたいと考えている中で、システムによる解決を目指しておりました。

－勤怠管理から給与計算までのフローは何名でおこなわれていたのでしょうか？

吉永さん：

2名体制（1名は兼任）で250名分の勤怠管理と給与計算に対応していました。ただ、このような状況下で人手が全然足りず、チェック機能も弱かったことからミスが発生しやすい仕組みになっていました。

合併前、毎月の勤怠管理から給与計算までのフローは3日ほどで済んでいましたが、合併後は1週間ほどかかっていると思います。

従業員全員が使いやすいシステムが良かった。

－システムを選ぶ際、明確な選定基準はお持ちでしたか？

吉永さん：

これまで説明した背景も踏まえて、中長期的な成長戦略を描くなかで人に依存するのは難しいなと思っていたこともあり、勤怠、人事、給与、労務などを一元管理できるシステムに絞って探していました。

また、現場の施設ではPC操作が苦手な方も多かったので、わかりやすいUIであることも重要視していましたね。

あと、オンプレミスについては基幹データのセキュリティリスクなど気になる点があったので、基本的にクラウドシステムが良いなと思っていました。

－今回ジンジャーを導入いただいた決め手はございましたか？

吉永さん：

一番の決め手は、選定基準にも挙げたように、一元管理が実現できて、UIがわかりやすかったからです。いくつかシステム比較はおこなっていたのですが、ジンジャーのUIが一番わかりやすく、皆が使いやすそうだなと思っていました。

そのほかにも、コスト面だったりサポートも手厚さだったりも好印象でしたね。

－ありがとうございます。最後に、今後システムをどのように利用していきたいか教えていただきたいです。

吉永さん：

本格的にジンジャーを運用に乗せて、社内に浸透させることができれば、だいぶ現在の業務を効率化できるんじゃないかなと期待しています。

特に現場においては、事務作業はあくまで付帯業務であり、本来の業務である「子供たちの療育」に対して投下できる時間をもっと増やして欲しいと思っております。

また、一番の課題は、PCにあまり慣れていない方でもシステムを利用できるようにすることですが、非常に分かりやすいUIなので、問題なくシステムを利用してくれることを期待しています。