事業拡大を支える会社の基盤となるバックオフィスづくりを実現 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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バックオフィス改善ストーリー

株式会社スタジオスレッジハンマー様

株式会社スタジオスレッジハンマー様

業種:
IT・通信
拠点数:
1拠点
従業員数:
1〜100名
利用サービス:
  • 勤怠管理システム
  • ワークフローシステム

事業拡大を支える会社の基盤となるバックオフィスづくりを実現

東京に本社を構え、ゲーム・アプリ・映像などのコンテンツやグラフィックの開発事業を展開しているスタジオスレッジハンマー様。会社の創業から間もないこともあり、今後の事業拡大を見据えたバックオフィスの基盤づくりをおこなっていく必要がありました。 今回は、ジンジャー勤怠の導入を通して改善されたバックオフィス業務と、ジンジャーワークフローを通して誕生した福利厚生に関するストーリーについて、総務ご担当の土松様にお話をお伺いしました。

株式会社スタジオスレッジハンマー様

  • 株式会社スタジオスレッジハンマー様
    総務
    土松 千尋様

    勤怠、総務、経理などバックオフィス全般を担当。仕事終わりに会社のメンバーとお酒を飲みながら、日々楽しく仕事をしていらっしゃいます。

編集者

  • jinjer株式会社
    サポート担当
    井戸崎 葵

    カスタマーサクセス部リーダー。現在は、従業員数1,000名以上のユーザーのジンジャー導入支援を担当。趣味は料理です。

  • jinjer株式会社
    取材担当
    三浦 愛恵

    カスタマーサクセス部マネージャー。事例取材やユーザー様向けのイベント企画運営を担当。休日は旅行で気分をリフレッシュしています。

土松様弊社はゲームをはじめとした、CGに特化したコンテンツ開発会社です。

新しい遊びを創造し提供し続ける“という想いをもとに、皆様の記憶に残り続ける作品の開発に取り組んでおります。

 

最近では、「デジモンサヴァイブ」のコンテンツ作成や、「テニスの王子様」の映画開発にも協力させていただいております。
また、今年初出展となりました東京ゲームショウ2022では、弊社初のオリジナルタイトル「マイメード -my Mermaid-」の制作発表を果たしました。

 

チームは案件ごとに都度編成されており、企画や制作、開発をおこなっている従業員がほとんどです。出社しなくても業務ができるため、現在はほとんどの従業員がリモートワークをしております。

 

jinjer 三浦:リモートワークがほとんどとのことですが、オフィスもおしゃれなので出社勤務でもクリエイティブな仕事が捗りそうですね!

まずは、土松様ご自身のことをお伺いしたいので、ご入社の理由と、普段の業務内容を教えていただけますでしょうか。

 

土松様当社の事業であるゲームやコンテンツ制作に興味があったのが入社のきっかけです。作る側としてではなく、会社を支える立場として入社しました。

2020年1月に入社しており、前職も同じバックオフィス業務に携わっていたので、現在はバックオフィス全般を担当しています。主に、入社手続き、勤怠管理、経理等の業務をおこなっています。設立してまだ数年の若い会社なので、地盤を作り上げるところから携わってきています。

 

jinjer 三浦:2年半前にご入社されたタイミングでは、勤怠管理はどのような管理体制だったのでしょうか?

 

土松様私が入社して勤怠管理の担当になった当時は、ネットで検索して見つけた、計算式が組まれているExcelのテンプレートを用いて管理をしていました。

従業員にはExcelシートの中に、自身の出勤時刻と退勤時刻を手打ちで記入してもらい、月末に私宛に入力済みのデータを提出してもらっていました。

Excelシートの計算式をもとに、月の残業時間や労働時間の合計などは自動で算出してくれるようにはなっていました。

ただ、私自身がExcelに詳しくないため、表示されている数字に違和感があっても、どの計算式がおかしいのかを見つけることができず、締め作業に時間がかかることも多々ありました。

給与計算は、弊社担当の税理士と社労士にお任せしています。そのため、給与計算に利用するための勤怠データを用意するところまで対応すればよいのですが、正確性が担保されているかという点で、Excelシートでの運用を継続するのにはずっと課題を感じていました。

 

jinjer 三浦:会社立ち上げのフェーズだと、Excel管理はよくある事例ですね。

出退勤の打刻だけではなく、年次有給休暇の管理の必要性も高いですが、当時の管理方法はどうだったのでしょうか?

 

土松様:有休管理に関しても課題がありました。リアルタイムの勤怠実績と紐づけて、有休の付与や取得、消滅の管理をすることができておらず、社労士のみが各従業員の有休取得状況や残日数などの把握ができている状態でした。

当時の従業員も有休取得に対する意識は高くなかったため、有休管理がリアルタイムでできていないことは、実はあまり表立った問題にはなっていませんでした。

ただし、入社した当時は、有休5日付与などの法律も出てきたばかりだったため、当時の有休管理のままでは法令順守の観点でもリスクがある状態でした。

従来はまだ勤怠管理の対象となる従業員数も少なかったため、人的工数を割いても運用できていましたが、今後会社を大きくしていくにあたり、今のExcel管理では耐えられなくなるだろうという判断になり、本格的にシステム導入を検討しました。

システム選定においては、「バックオフィス業務を包括的にデジタル管理ができるかどうか」が優先順位として最も高かったです。

まだ会社としての基盤がない状態だったのと、今後会社をもっと大きくするビジョンがある中で、勤怠管理だけではなく、今後の当社のバックオフィスを丸ごと管理できるサービスを検討していました。

 

jinjer 三浦:未来の会社経営の方向性も視野に入れて、システム選定をされていたのですね。導入後、ジンジャーの初期設定はスムーズにできましたか?

 

土松様正直、最初は大変でした(笑)「システム導入を経験したことがない」、「担当者は私1人だけ」という状況で、最初はちゃんと運用までもっていけるのか自信がなかったです。

ただ、有償サポートプランを一緒に申し込んだので、カスタマーサクセスの井戸埼さんからわからない部分を丁寧に教えていただきました。

どのサービスのシステムでも、使い方や設定方法などは、導入初期はわからないことが多いと思います。ただ、ジンジャーはチャットも含めたサポートが充実しているので、安心して導入を進めることができて今ではだいぶ使い慣れてきました。

 

株式会社スタジオスレッジハンマー様

jinjer 三浦:現在は操作も慣れてきたようで安心しました。運用を開始した際の、従業員様の反応はいかがでしたか?

 

土松様ジンジャーでは会社用のパソコンを立ち上げた流れで打刻することができるため、従業員がジンジャーに慣れてもらうことに関してはそれほど苦労しなかったです。

ただ、弊社では裁量労働制で勤務する従業員が多いため、「このタイミングで打刻を押さなければいけない」という感覚を従業員が持ちにくく、今でも少し打刻漏れに対して課題が残っています。

私から「きちんと労働時間を管理することの重要性」を従業員に伝え続けることにより、徐々に打刻の定着や、打刻漏れした場合でもすぐに打刻修正申請を上げてもらう運用が徹底できるようになってきているので、今後も啓蒙活動は実施していこうと思っています。

有休管理に関しても、導入前は自分の残日数がわからない状態でしたが、今は各従業員がシステム上で残日数を確認できるようになり、自然と有休取得率も上がりました。

もともとは、社労士に聞かないと有休が付与されたかどうかもわかりませんでしたが、ジンジャー勤怠では従業員の入社年月日の情報を参照し、有休の自動付与をしてくれるため、人の手を介さずに有休管理ができているところも大変助かっています。

 

jinjer 三浦:ジンジャーの導入で解決された部分が多く、非常に嬉しいです!現在、勤怠の締め作業はどのような手順でおこなっていらっしゃいますか。

 

土松様今までの締め作業は、Excelシートに組まれた計算式をもとに、一人ひとり労働時間を算出し、別のシートに転記する作業をおこなっていました。

ジンジャーではシステム内で出勤日数や残業時間を自動計算して、データの作成までおこなってくれるので、社労士へデータ提供する業務に関してもだいぶ簡略化されました。勤怠管理をする人数が少ないということもあり、毎月の締め作業は1人で数時間あれば完了します。

締め作業では、まず、全従業員の打刻に異常がないかを確認しています。ジンジャーだと、遅刻早退や打刻漏れも画面やデータで見つけやすいので、エラーをすぐに確認することができて便利ですね。

他にも、深夜残業していないか、申請をしていないのに休日出勤していないかを確認しています。また、勤務時間が他の従業員よりも極端に長い従業員がいる場合は、業務過多になっていないかどうかのコミュニケーションも取ることもできています。

 

jinjer 三浦:1人でも問題なく業務が回せていて、安心できますね。ちなみに、ジンジャー勤怠での好きな機能はありますか?

 

土松様リモートワークの回数を集計できる打刻区分の機能にとても助けられており、気に入っています。

勤務状況の把握をする点で必要なのはもちろんですが、弊社では現在、リモートワークの回数に応じて電気代補助の手当を支給しているため、その際にこの機能を活用しています。

手当の集計を自動でおこなえるので、非常に業務を効率化できています。

 

株式会社スタジオスレッジハンマー様

jinjer 三浦:基本的な勤怠管理の業務だけではなく、福利厚生までつながる使い方もされているのですね。

ジンジャー勤怠の運用が落ち着いたタイミングで、ジンジャーワークフローも追加で導入されたかと思うのですが、ジンジャーワークフローの導入を検討したきっかけを教えてください。

 

土松様実はジンジャーワークフローのシステム概要を理解していなかったので、もともと導入の検討はしていませんでした。

ただ、ジンジャー勤怠の導入が落ち着いた後も、カスタマーサクセスの井戸埼さんから、継続的にジンジャー勤怠をはじめとする「ジンジャーおすすめ機能」のご紹介を受けており、その一環でワークフローの説明を受けました。

お話を聞いたタイミングで、ちょうど弊社の福利厚生の運用方法を検討しており、どのように管理していくべきかどうか考えていたところでした。ジンジャーワークフローでは、当社がやりたいことが実現できるとわかったため、そのまま導入しました。

 

jinjer 三浦:おすすめ紹介の話は楽しそうですね!現在はどのような福利厚生を管理されているのですか?

 

土松様さまざまな福利厚生の制度を管理しております。先ほどジンジャー勤怠の話でも触れた電気代控除や、従業員のスキルアップのためのセミナー参加費用負担などがあります。

社名の「スレッジハンマー」がカクテルの名称なので、福利厚生の名称もユニークさを出すためにカクテルの名前にしています。

例えば、誕生日の福利厚生に関する申請は、名前は「ハイボール」にしています。

実はハイボールには「誕生」というカクテル言葉があるため、福利厚生は由来になぞらえた名称にしています。年に1回の誕生日に、なにか会社からお祝いをしてあげたいという思いがあり、この福利厚生を設置しました。

さまざまな内容を入力して申請してもらいますが、ジンジャーの場合、申請書の入力形式が選択できるため、ラジオボタンや金額による入力制限をかけられることにより、正しい情報を申請で取得することができます。

 

▼福利厚生の名称一覧

  • ラムコーク(セミナー費用補助)
  • 電気ブラン(電気代補助)
  • ミモザ(女性休暇)
  • キャロル(記念日休暇)
  • ラスティネイル(看護休暇)
  • キール(結婚祝い)
  • マイアミ(出産祝い)
  • ライラ(健康応援補助)
  • ハイボール(誕生日プレゼント)
  • マルガリータ(リモート環境サポート)

 

▼実際の申請画面

株式会社スタジオスレッジハンマー様

 

ジンジャーの場合は、従業員情報がデータベース連携しているため、従業員名や所属部署など、申請内容の一部をあらかじめデータ連携されているのも便利ですね。

ジンジャーワークフローはまだフル活用できていませんが、承認完了後は、申請内容もデータベースに連携させることができるため、今後「どの申請内容が承認されているのか」という内容も遡りやすく、紙のアナログ管理だと絶対にできなかったことが実現できています。

 

jinjer 三浦:お酒の名前を申請名にするのは、とても面白い取り組みですね。

現在、ジンジャーで設定いただいている福利厚生に関する申請フォームも恐らく10個以上あると思うのですが、なぜ福利厚生の拡充に力を入れていらっしゃるのですか?

 

土松様一番大きな目的は“採用の強化”です。魅力のある会社だと思っていただきたいため、他社にあるような福利厚生はまず全部取り入れて、プラスアルファで独自の福利厚生を考えて設置しています。少しでも「面白いな」「楽しそう」だなと思って、応募していただければ嬉しいです。

また、それぞれの福利厚生はまだできたばかりのため、別途福利厚生の一覧ページを作っており、在籍中の従業員もちゃんと使ってもらえるような促進をおこなっています。

デフォルトで利用できる入社申請や、住所扶養変更申請も、現在は従業員数が少ないため利用はしていませんが、今後ぜひ活用してみたいなと考えています。

 

jinjer 三浦:ありがとうございます。これからもっとたくさんの方がご入社された際は、ぜひジンジャーの他プロダクトも検討してみてくださいね!

 

土松様そうですね、ぜひ検討できればと思っています。

現在、従業員が入社する際は、新入社員の方に基本的な情報を紙で記入して本社へ提出してもらっています。書類の収集後は、私がジンジャー人事労務のデータベースに従業員情報を登録する作業をしています。

今はまだ従業員数が少ないため私一人で運用できていますが、今後会社が大きくなるとともに、私だけでは対応できない業務量になってしまう可能性があります。また、アナログ管理ではヒューマンエラーも起きる可能性が高くなるため、なるべくデジタル化した管理を目指していきたいと思っています。

会社の事業と規模の拡大に応じて、徐々にジンジャーでバックオフィスを一元的に管理して行きたいなと考えています。

 

jinjer 三浦:会社の事業成長をバックオフィスから支えていくために、今後もジンジャーがサポートさせていただければ幸いです!本日は貴重なお時間をいただきありがとうございました。

 

編集後記
今回は、ゲームや映像などのコンテンツ開発事業を運営しているスタジオスレッジハンマー様にジンジャーでバックオフィスの基盤を構築されたお話をお伺いしました。追加でご契約いただいたジンジャーワークフローを用いて、採用強化のための福利厚生を拡充できた取り組みは、記事をご覧いただいた皆様にもぜひ参考にしていただきたい取り組みです。
今後、jinjer社としても、より大きな会社へと成長していくためのお手伝いができれば幸いです。改めて、取材へのご協力に感謝申し上げます。最後までご覧いただき、ありがとうございました。
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