勤怠管理をシステム化!簡単に正確な勤怠データの集計を実現

ジンジャーが魅力的だったのは、iPadを活用した打刻方法と従業員が打刻しやすい画面デザイン

－ジンジャーを導入する前は、どのように勤怠管理をされていたのですか？

菅沼さん：これまでは、紙の出勤簿で管理していたんです。従業員は、店舗で管理している出勤簿に印鑑で出退勤を記録していました。

1ヶ月に3回、10日、20日、月末に締め日を設けていて、店舗にいる事務員さんが、従業員一人ひとりの時間を入力するんです。お客様先に出向く営業職の方は、直行直帰になることも多く、その場合は翌日以降の出勤日にまとめて記入をします。

紙でのアナログ管理だったので、従業員の打刻の意識も低くて、「退勤時に出勤分も記入すればいいや」とルーズな一面もあったことが課題でもありました。

管理監督側も、店舗全体に働きすぎの注意喚起をしようにも正確な残業時間がわからずにいたんです。正確な勤怠データを効率よく収集すること、また管理監督のしやすさの追求を目的に、勤怠管理システムの導入を考えていました。

－システムの検討時にはどんなポイントを重要視していたのですか？

佐倉さん：ジンジャー勤怠にした決め手は、費用面でのメリットと打刻方法がマルチデバイスに対応していたことです。
弊社では、自分のPCがない従業員もいますし、社用携帯も全員が持っているわけではないので、店舗に1台iPadを用意すれば打刻できる点が大きかったですね。

菅沼さん：これまでアナログの勤怠管理をしてきていたので、システムを導入するにあたっては、ジンジャー以外のクラウド型勤怠管理システムはもちろん、タイムカードやタッチシステムなどを活用する勤怠管理方法なども幅広く検討していました。

ジンジャーのようなクラウド型の勤怠管理システムに決めたのは、初期導入に費用がかからなかったから^※です。打刻機械の設置やタッチカードなども必要ない点が魅力でした。

iPadであれば、もし導入がうまくいかなくて使わなくなったとしても、代用できるかもしれないですしね。
※インタビュー実施時（2019年2月）の料金体系です。

河合さん：ジンジャーは、シンプルなインターフェイスで、打刻も簡単にできそうだと感じました。

弊社の従業員は年齢層も幅広くて、システムを使いこなせるのか不安なこともありました。
ジンジャーの場合、iPadで打刻をする仕組みがとても簡単で、ログインも必要ありません。「これだったら大丈夫かな」と思ったことを覚えています。

また、iPadの画面で打刻してない人が誰かも一目でわかります。打刻忘れは絶対あると思っていたので、管理監督者からしても、打刻を忘れてる人を可視化できることがプラスになると思ったんです。

システム導入による問い合わせ量が激増。それでも半年かけて打刻が習慣化

－ジンジャーに決めてから運用まで、どのようなフローで導入されたのですか？

佐倉さん：まずは人事部でトライアルから始めました。これまでのアナログでの管理と並行しながら、翌月には全店舗でのトライアルに移行したんです。
トライアル開始から2ヶ月後にジンジャーに一本化しました。

－導入にあたり、大変だったことはありますか？

河合さん：本当はトライアルから1ヶ月で一本化したかったのですが、弊社独自の勤怠ルールなどの設定に時間がかかってしまったところもありました。

現在、勤怠管理をジンジャーに一本化してから約半年経ちましたが、実運用においては、店舗指導が大変だったかもしれません。
従業員側で打刻や申請管理をするときに不明点ががあると、すぐ電話をしてくれるのですが、その問い合わせ量が多すぎて、最初は苦労しました。

従業員用にマニュアルを作ったり、問い合わせをくれた方に、店舗内でナレッジを共有してもらえるように頼んだりしながら、なんとか軌道に乗せられたと思います。

最近では、問い合わせ量は圧倒的に減ってきていて、月末月初で電話対応に追われることもほとんどありません。打刻の習慣化や店舗での管理が浸透してきている証拠かな、と思っています。

従業員一人ひとりが、働き方にオーナーシップを持つ「あるべき姿」に近づいてきた

－ジンジャーを導入してみて、課題解決にはつながりましたか？

河合さん：店舗にいる事務員さんの苦労は減ったと思います。
これまでは出退勤の印鑑を確認して、朝晩の出退勤時間をデータ打ち込みをしていたので、その手間工数がなくなり、楽になったのではないかと思います。

システムで毎回打刻するのが「面倒だ」と思う従業員もいるかもしれませんが、店舗によっては仕組み化して強制力高く実施している店舗もあるので、運用次第かもしれませんね。従業員の正確な勤怠管理の意識も醸成されて、少しずつですが、変わってきていると思います。

佐倉さん：もともとの勤怠管理方法がタイムカードなどで、それをシステム化するのであれば、打刻の習慣化ももう少し浸透しやすかったかもしれません。

ですが、システムを導入したとことによって、従業員一人ひとりが、勤務時間や残業時間を把握し、働き方にオーナーシップを持つような、「あるべき姿」に近づいてきているのではないかと思います。

－打刻や勤怠管理をシステム化したことで社内の変化はありましたか？

河合さん：勤怠管理に限らず、どんなシステムであってもそうかもしれませんが、導入・浸透における店舗の格差はあるものです。
お伝えしたように、弊社の場合、従業員の年齢層が幅広く、IT関連のシステムに強い人間が多いわけではありません。

それでも、店長や工場長をはじめ、店舗の従業員が一人でもシステムを理解し、わからない人のフォローしてくれたりすると、打刻方法の変革のような新しい挑戦であっても、900人規模の組織でも習慣を変えることができるものなんだ、と思いました。

菅沼さん：最初は、新しい打刻方法に興味を持ってくれたり、笑顔判定の機能などで毎日の打刻が楽しみになってくれるだけでも、取り組みの成果としては大きいかもしれませんね。

これから働き方改革もますます促進されます。いくつもの店舗がある弊社では、従業員の有給所得数や勤務時間などを把握するなど、店長や工場長の勤怠管理の意識を高めていくことがポイントになると思っています。まだまだ課題は多いと思いますが、管理監督者も従業員も、もちろん人事部も、勤怠や働き方に関する意識を高め、より良い職場を作っていきたいですね。