導入事例

勤怠のエラーチェック工数が激減!運用成功のコツは、勤怠管理システム導入説明会!

導入前の課題
・従業員の勤怠状況を月末になるまで確認できなかった
・勤怠のエラーチェックに工数がかかっていた
導入後
導入後の結果
・リアルタイムで従業員の正確な勤怠状況を把握できる
・エラーチェックの工数が激減し、集計ミスのプレッシャーから開放された

社名
クラークスジャパン株式会社
業態
メーカー
拠点数
1拠点
従業員数
25名

1825年に創立の英国を代表する靴メーカー、クラークスジャパン様。クラークス・グループでは年間5,000足以上の靴を販売。代表的な商品である「デザートブーツ」は、来年で発売70周年を迎えます。

jinjer勤怠を導入される以前は、出勤簿で従業員の勤怠を管理していらっしゃいました。
しかし、出勤簿での勤怠の管理では、リアルタイムで従業員の勤怠状況を確認できなかったり、エラーチェックに工数がかかったりという課題があったため、勤怠管理システムの導入を決断。

 

jinjer勤怠に決めた理由は、コストの低さと細かい勤怠の規定に対応できること。

 

jinjer勤怠導入後は、従業員全体の勤怠に対する意識が高まったり、勤怠の集計工数が削減されたりしました。
また、jinjer勤怠の導入により、かねてより検討されていたフレックスタイム制度にもスムーズに移行でき、働き方改革の一助にもなりました。

 

今回は、クラークスジャパンの鴻上さんに、お話を伺いしました。

月末にならないと、従業員の勤怠状況がわからなかった

 

– jinjer勤怠を導入する以前は、どのように従業員の勤怠を管理していたのですか?

鴻上さん:毎月、従業員に紙の出勤簿を渡して、月末に提出してもらい、残業をおこなう日は残業申請を紙で出す決まりでした。
勤怠の集計は月末におこなっていたので、月中で「Aさんの残業時間はどのくらいなのか」と聞かれても、だいたいの数値でしか出すことができませんでした。

 

また、有給に関しても、有給を取得するときは上長に連絡し、月末にまとめて集計していました。
そのため、自分があと何日分の有給が残っているのかを知りたくても、月末にならないと正確な数値がわかりませんでした。

– 月末の残業の集計にすごく時間がかかりそうですね。

鴻上さん:人事が一人体制なので、採用・労務管理・ペイロールとやることはたくさんありました。
そのため、できるだけ月末の勤怠集計にかかる工数を減らしたかったです。

 

また、集計以上に時間がかかっていた作業が、エラーチェックです。
毎日残業する従業員の場合、月末に集計する残業申請書は20枚なので、計算間違いが起こる可能性が高いです。
残業時間の集計は、従業員の給与に関わってくる部分なので、絶対に間違うことはできません。
何度も確認するので、その分、工数がかかってしまいます。

 

これらの理由から、勤怠管理システムの導入を考え始めました。

jinjer勤怠だけが、細かい勤怠の規定に対応できた

 

– 勤怠管理システムを選ぶとき、どのようなポイントに注目していましたか?

鴻上さん:まずはコストの低さです。
100人規模の組織であれば、今の集計するコストより、勤怠管理システムにかかるコストのほうが安いため、リターンがあると思います。
しかし、弊社は25人の組織なので、そこまで大きなコストはかけられませんでした。

 

また、私一人しかいないので、できるだけ導入工数がかからない勤怠管理システムを探していました。
コストと導入工数で、システムの候補を2つまで絞りました。

– もう1つ候補があった中で、なぜjinjer勤怠をお選びいただけたのでしょうか?

鴻上さん:jinjer勤怠が、細かい勤怠の規定に対応できたからです。
たとえば、有給の付与に関してです。
多くの会社では、起算日が決まっていて、一斉付与がされると思います。
しかし、弊社では有給の付与日が入社日起算なんです。
そのため、有給付与日の設定に対応できる勤怠管理システムである必要がありました。

 

また、フレックスタイム制度に対応できるかどうかにも注目していました。
勤怠管理システムを導入するタイミングで、フレックスタイム制度の導入を予定していました。
フレックスタイム制度の「コアタイムあり/コアタイムなし」の両方に対応している勤怠管理システムを探していました。

 

このどちらにも対応しているのがjinjer勤怠でした。

– jinjer勤怠に期待していたことは何ですか?

鴻上さん:jinjer勤怠に期待していたことは2つあります。

 

1つ目は、リアルタイムで従業員の正確な勤怠状況を把握できることです。
出勤簿での勤怠管理は、正確な出勤時間などを管理できていませんでした。
また、月末になるまで、残業時間や残有給取得日が把握できなかったので、経営陣や従業員から残業や有給の状況を聞かれても、即答することができませんでした。

 

2つ目は、ミスの心配をしなくていい勤怠の集計ができることです。
勤怠の集計ミスは、従業員の給与に関わってきます。
そのため、エラーがないかどうか何度もチェックしていました。
エラーチェックの工数もかかっていましたが、それ以上に「ミスが許されない」というプレッシャーから開放されたかったです。

サポートの方がついてくれたので、システム導入も安心でした

– 勤怠管理システムを導入するにあたり、不安に感じていたことはありますか?

鴻上さん:勤怠管理システムをスムーズに導入できるかが不安でした。
紙での勤怠管理に慣れている中、「システムがスムーズに導入され、定着するか」と懸念に感じていました。

 

その施策として重視していたのが、「導入説明会」です。
導入説明会で、従業員にとってのメリットや使いやすさが伝われば、必ず運用に乗ると思っていました。

– 結果はどうでしたか?

鴻上さん:うまくいきました。
私一人だと不安だったので、jinjerのサポートの方に手伝ってもらい、導入説明会を開催しました。
jinjerのサポーターの方が、従業員がわかりやすいように伝えていただき、従業員の疑問にも一つひとつ答えていただいたので、従業員からネガティブな意見も出ずに、導入説明会を成功させることができました。

エラーチェックのプレッシャーから開放されました

– jinjer勤怠を導入して、従業員からはどのような声があがってきていますか?

鴻上さん:ありがたいことに、好評の声をいただいています。
有給取得可能日や今月の残業時間を自分で確認できるので、「今月は残業時間が多めだから、今日は早く帰ろう」といった判断ができます。
社長も「従業員の勤怠データを見たいときにすぐに確認できて良い」と言ってくれています。

 

また、フレックスタイム制度にもjinjer勤怠が対応しているところも良いという声もあります。
弊社は、本社がイギリスなので、業務によっては、時差の関係上、会議が遅い時間になることがあります。
このような場合でも、勤怠をしっかり管理できているので、遅く残業になった日は、ちょっと朝遅めに出社するなども調整もできます。
効率の良い働き方ができるので、皆さん喜んでくれています。

– jinjer勤怠を導入して、どのような効果がありましたか?

鴻上さん:まず大きな効果として、従業員全体の勤怠に対する意識が高まりました
jinjer勤怠を導入してから、期日までに締め処理を各管理者がおこなってくれます。
これも、わざわざ集計を待たなくても、管理者が「誰が打刻漏れや打刻間違いがあるのか」を閲覧できるからです。

– 勤怠の集計工数は減りましたか?

鴻上さん:集計工数は大きく減りましたね。
特に良かったのが、エラーチェックの工数が減ったことです。
出勤簿で勤怠を管理していたときは、ミスがないように、何度もエラーチェックをしていました。
そのプレシャーから開放されたのは、すごく良かったです。
今は、集計されたデータを移すだけで済んでいます。

蓄積されたデータを活用して、組織課題に取り組む

– 今後、jinjer勤怠をどのように活用していきたいですか?

鴻上さん:導入して半年経ったので、jinjer勤怠に従業員の勤怠データが溜まってきています。
今後は、その蓄積された従業員データを活用して、残業時間の削減をするための組織課題に取り組んだり、従業員エンゲージメントを高めたりしていきたいです。

 

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