- 課題
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- タイムカードでの勤怠管理により、給与計算までのフローが煩雑で作業が属人化。
- 勤怠管理、給与計算、人事管理、ワークフローなどの業務が連携できておらず、システム活用が不十分。
- Excelによる社員台帳管理、手書きのワークフロー/経費申請で、入力負担の大きさや記入ミスの多さに課題。
- 解決策
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- 勤怠管理から給与計算まで同じシステムに統一させて、ワンストップで対応できる管理体制を構築する。
- Excel管理していた社員台帳をジンジャーに移行させることで、人事情報の更新・管理を効率化させる。
- 手書きのワークフローや経費申請をシステムでの運用に変える。
- 効果
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- システム活用により属人化を防ぎ、「誰でも対応できる」人事体制を構築。
- 400名以上の膨大な社員情報をジンジャーで一元管理。統合型データベースにより、今後の増員にも適応しやすい体制を整備。
- ペーパーレス化の実現によって、各種書類の記入漏れやミスを軽減。
手作業の給与計算や紙の書類対応、Excel管理などアナログな管理体制に限界
－管理部門の体制とご担当の業務を教えていただけますか？
長谷さん：
ジンジャー導入時の社員情報入力やワークフローのフォーマット作成など、初期設定全般を担当しています。弊社の人事部は5名体制で、今回のジンジャー導入には3名が関わっています。
人事担当Aさん：
入退社処理や社員の情報追加、保険手続きなど、労務実務を担当しています。本日はよろしくお願いします。
－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？
長谷さん：
ジンジャーの導入前は、人事労務の属人化が大きな課題でした。勤怠管理は紙のタイムカードでおこない、給与計算は他社システムを利用していました。従業員台帳などの人事管理はExcelでおこなっており、各業務において管理方法が異なっていたため、スムーズに業務が連携していませんでした。
特に、勤怠管理がシステム化されていなかったことで給与計算が手作業になっており、負荷が大きくなっていました。さらに属人的な管理体制になっていたので、万が一、給与計算担当の社員が突然倒れてしまったら、業務が止まり誰も対応できなくなってしまうだろうと不安を抱えていました。そのため、システム化をして「誰でも対応できる」オペレーション体制を構築したいとはずっと考えていました。
ワークフローや経費申請に関しては紙で運用していました。店長が自店舗の社員分の申請書を取りまとめていましたが、手書きなので記入漏れ・記入ミスの発生のしやすさは課題の1つだったと思います。
－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？
長谷さん：
社員数が増えてきたこと、別法人を設立するなど組織変更が予定されていたことが、システム検討のきっかけです。弊社は薬局運営や介護事業を手掛けており、社員数は400名超となります。今後、500名体制を目指していくにあたり、手作業の給与計算や紙の書類対応、Excel管理などアナログな手法に限界を感じていました。
また、弊社の組織変更に伴い、複数法人の人事業務を当社で請け負う可能性があったため、人事業務を部署内でスムーズに完結させる必要がありました。総務や経理と切り分けて、勤怠管理から給与計算までワンストップでおこなうためには、勤怠管理と給与計算、人事管理すべてを1つのシステムでまとめるのが理想と考えました。
－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？
長谷さん：
当社の勤務体系や給与体系でも使えそうなシステムを、別業務でお世話になっている協力会社に依頼して紹介してもらいました。紹介いただいた複数の会社と商談を進めて、デモ画面で無料トライアルをしたうえで、1番使いやすそうなジンジャーを選びました。
他社システムの中には、ベテラン社員が好みそうなデザインで万人受けしなさそうなものもありましたが、ジンジャーの画面はわかりやすくて、どの社員でも使えるだろうと考えました。
人事担当Aさん：
今回は「誰でも使えるシステムを導入して属人化を防ぐ」ことを目標にしていたため、ジンジャーならわかりやすくて、迷わず使えそうだと思いました。
わかりやすい操作性と人事業務の一元管理を実現できた点がジンジャーの決め手
－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？
長谷さん：
誰が見ても使いやすい操作性や、人事台帳から勤怠管理、給与計算まで一元管理できる点に魅力を感じたのがジンジャーの決め手です。また、営業担当の方が社内プレゼン時のサポートをしてくれたことも導入を後押ししました。
役員にも納得してもらえるように、「現場の〇〇さんの業務負担を軽減できる」とか、「〇〇の作業が楽になります」といった話をして、システムに価値を感じてもらう必要がありました。「このシステム導入にどのような価値があるか」という観点で、営業担当の方が協力をしてくれたことで、二人三脚で導入を実現できました。
－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？
長谷さん：
本格的に運用開始をしたら、勤怠管理から給与計算までの業務負担が軽減できると期待しています。当初の目標だった「属人化を防ぐ」を実現できれば、社内での異動も検討しやすくなり、流動性が高まると思います。今後は社内の流動性を高めて、社員一人ひとりの能力を伸ばしていきたいです。
また、今までは人事台帳を紙とExcelで管理していたのですが、社員情報がジンジャーで管理できるのは嬉しいですね。弊社には薬剤師や介護スタッフなど専門職が在籍しているので、社員情報には「薬剤師」「認定薬剤師」などの複数の資格情報入力が必要になります。「〇〇研修修了済み」といったステータスの入力も必要で、これらの情報が給与や手当にも紐づくため、社員情報を一元管理できれば今後の運用がスムーズになると思います。
他にも、残業管理がExcelからジンジャーに切り替わることで、各店舗での残業時間管理がしやすくなりました。月の途中でも、「今月もう〇時間残業しているから気を付けよう」などの声掛けも可能なのは良い点だと思います。これからも、ジンジャー活用による変化を楽しみにしています。
1956年創業。株式会社M＆Cは、大阪府で調剤薬局およびドラックストアの「キタバ薬局」や介護事業の「やすらぎの村」を中心に、宅配事業や複合型薬局を運営。薬剤師や介護スタッフ、送迎ドライバー、福祉用具の営業など幅広い専門職が活躍している。
