人事業務のひとつに「給与計算」があります。給与計算の業務内容は多岐にわたり、慣れるまでに時間がかかる場合もあるでしょう。給与計算業務は、労働基準法や所得税法など法律も多く関係するので、正確な知識を身につけておく必要があります。

この記事では、給与計算の方法や業務フロー、最低限押さえるべき法令の知識、注意ポイントなどを解説します。

1. 給与計算とは

給与計算とは、従業員の給与を計算して支払い額を確定させる業務です。人事担当者は従業員に給与を支払うために、総支給額や控除額の計算を毎月おこないます。給与は従業員の労働の対価となるためミスが許されない重要な業務です。

ここでは業務の基本となる給与計算の仕組みやスケジュールを解説します。

給与計算の基礎をおさえたい方はこちらの記事もあわせてご確認ください。

関連記事：給与計算の基礎を解説！初心者でもわかる給与の仕組みや計算方法

1-1. 給与計算の基本的な仕組み

給与計算で給与に含まれるものは次の3つに分類できます。

①基本給
②手当（通勤手当、役職手当、資格手当、家族手当、住宅手当など）
③変動的な給与支給額（時間外労働手当・深夜割増手当・休日割増手当）

②の手当は企業によって項目が異なります。また、従業員によっても手当の有無や金額が違うため、給与計算業務を初めて担当する場合は就業規則を必ず確認しましょう。

基本的な給与計算は、次の計算式で表せます。

【総支給額】―【控除額】＝【差引支給額（手取り額）】

• 総支給額：基本給に時間外労働手当などの割増賃金や各種手当をプラスした金額。いわゆる額面。
• 控除額：税金と社会保険料。企業によって親睦会費などの特別な項目を設けている場合もある。
• 差引支給額：従業員の銀行口座に振り込まれる金額。手取り額とも呼ばれる。

1-2. 給与計算業務のスケジュール

給与計算では毎月・毎年のスケジュールが決まっています。毎月のスケジュールは次のとおりです。

日	業務内容
10日	・源泉所得税・住民税の納付期限（前月徴収分）
勤怠締日	・勤怠の集計・計算
勤怠締日～支払数日前	・給与計算 ・振込手続き
支払日	・給与の支払い
末日	・社会保険料の納付期限（前月徴収分）

年間スケジュールは次のとおりです。

月	業務内容
4月	・社会保険料率の改定 ・給与支払報告に係る給与所得者異動届出書の提出（期限：4月15日）
5月	・住民税の年度更新（その年6月から翌年5月まで適用）
6月	・労働保険（雇用保険・労災保険）の年度更新（期限：6月1日～7月10日）
7月	・社会保険の算定基礎届の提出（期限：7月10日）
8月	–
9月	・定時決定による社会保険料の計算変更（その年9月から翌年8月まで適用）
10月	・最新の最低賃金の確認 ・年末調整書類の配布
11月	・年末調整書類の回収
12月	・年末調整の実施 ・還付額または追徴税額の反映
1月	・従業員へ源泉徴収票の交付（期限：1月31日） ・法定調書の提出（期限：1月31日） ・給与支払報告書の提出（期限：1月31日）
2月	–
3月	–

スケジュールの詳細は関連記事をご覧ください。

関連記事：給与計算業務の流れ（フロー）とは？月間・年間スケジュールも紹介！

2. 給与計算の方法と業務フロー

給与計算業務の大まかな流れ（フロー）は、次のようになっています。

1. 従業員の勤怠情報を締め、労働時間を集計する
2. 総労働時間から総支給額を計算する
3. 各種保険料・税金を計算する
4. 総支給額から各種保険料と税金を控除する
5. 給与を振り込み、保険料と税金を納付する

人事担当者は全従業員の給与を確定する必要があるため、それぞれの工程をきちんと理解しておくことが大切です。

なお、勤怠情報の管理や労働時間の集計は、人事・総務が担当する場合もあれば、経理が担当する場合もあるでしょう。ここからは、給与計算業務のそれぞれの工程について詳しく紹介します。

2-1. 勤怠の締め・労働時間の集計

給与計算をする前に、まずは従業員の勤怠情報を見て抜け漏れや不審な箇所がないか確認しましょう。必要に応じて従業員や上長に確認をとり、全従業員の全労働日について正しい勤怠情報がそろった時点で、勤怠を締めます。

勤怠を締めた後は、総労働時間や遅刻・早退の時間、欠勤の日数、時間外労働・休日労働・深夜労働の時間など、必要な項目ごとに労働時間を集計します。

勤怠の締めや労働時間の集計方法について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

関連記事：勤怠の締め作業の重要性とは？重要性や効率的に管理する方法をご紹介！
関連記事：労働時間の正しい計算方法についてわかりやすく解説

2-2. 総支給額の計算

算出した労働時間数を基に、給与の総支給額を計算します。

就業規則で規定されている「基本給」や、就業規則に定められていたり、時間外労働・休日出勤などによって発生したりする「各種手当」、そして対象期間に発生した欠勤や遅刻・早退による「欠勤控除」を基に、総支給額を計算します。

計算式は次のとおりです。

【総支給額】＝【基本給】＋【各種手当】－【欠勤控除】

各種手当は「固定」と「変動」の2つに分かれています。

• 固定手当：通勤手当、役職手当、資格手当、住宅手当など
• 変動手当：時間外手当、休日出勤手当、深夜手当など

変動手当である時間外手当や休日出勤手当、深夜手当は、それぞれ割増率が決められています。

労働した時間帯や1日の労働時間、1週間の労働時間などで割増率が異なるので、慎重に計算しましょう（詳細な計算方法は後述します）。

2-3. 各種社会保険料の計算

総支給額を算出したら、次は控除する社会保険料の計算をします。

社会保険料は、主に「健康保険」「厚生年金保険」「介護保険」「雇用保険」の4つの計算が必要です。

健康保険料、厚生年金料、介護保険料：【標準報酬月額】×【保険料率】

雇用保険料：【雇用保険料】＝【総支給額のうち、賃金とみなされる額】×【保険料率】

「健康保険」「厚生年金保険」は、標準報酬月額にそれぞれの保険料率をかけて算出した額を企業と従業員で折半します。健康保険料率は地域や加入している健康組合によって異なるため、必ず加入先が提示している保険料額表を確認しましょう。

「介護保険」は、40歳から64歳までで健康保険に加入している従業員に加入の義務があります。介護保険料も標準報酬月額に保険料率をかけて算出した額を企業と従業員で折半します。健康保険料と同様に、加入先の保険料額表を確認しましょう。

「雇用保険料」はその月の総支給額のうち雇用保険で賃金としてみなされる額に、毎年厚生労働省より発表されている雇用保険の保険料率をかけると算出できます。

参考：令和７（2025）年度 雇用保険料率のご案内｜厚生労働省

関連記事：社会保険料の計算方法とは？給与計算や社会保険料率についても解説
関連記事：厚生年金保険料とは？保険料率や計算方法などわかりやすく解説

2-4. 住民税・所得税の計算

毎月支払う給与からは、住民税と所得税も控除する必要があります。住民税は都道府県と市区町村に、所得税は国に納める税金です。

住民税を給与から天引きする場合、毎年5～6月ごろ従業員が居住する自治体から送られてくる「決定通知書」に記載されている額を差し引きます。

関連記事：給与計算における住民税とは – 住民税の計算方法・納付・注意点について解説

次に給与から天引きする所得税を計算します。

まず給与総額から社会保険料や非課税手当を差し引き、その額を基に「給与所得の源泉徴収税額表」と照らし合わせて源泉所得税額を算出します。なお「扶養控除等（異動）申告書」の提出の有無や、扶養親族の人数によっても源泉所得税額は変わってくるので、慎重に計算しましょう。

所得税の計算方法はこちらで解説しています。

関連記事：所得税とは？所得税の計算方法や納付方法、納付期限を解説

2-5. 差引支給額の計算

最初に計算した給与の「総支給額」から「各種社会保険料と住民税・所得税」を差し引くと「差引支給額」が算出されます。算出された額が従業員の「手取り」となります。

【総支給額】－【保険料・税金などの控除額】＝【差引給与額（手取り）】

関連記事：給与計算業務の流れ｜月間と年間のスケジュールも紹介！

2-6. 台帳作成などの事務処理・給与の振込手配

差引支給額（手取り）まで計算できたら、賃金台帳への記入や給与明細の作成などの事務処理と、各従業員への支払い手続きをおこないます。

賃金台帳は、原則最後に記入した日から5年間（当面の間は3年）保管が必要です。

給与明細書は、所得税法において従業員への交付が義務付けられています。作成して給与支払い時に交付しましょう。

関連記事：給与明細とは？保管期間や注意点、記載項目までくわしく解説

2-7. 各種社会保険料・税金の納付

事務処理や振込手配が終わったら、各種社会保険料や所得税、住民税を納付します。

社会保険料は、各役所から送られる「納入通知書」を基に月末までに納付をおこないます。また、所得税や住民税などの税金は、翌月10日までに税務署や各市区町村への納付が必要です。

3. 給与計算業務で押さえるべき法令知識

給与計算を正しくおこなうためには、「労働基準法」や「所得税法」など、多くの法律に関する知識が必要です。

ここでは必ず押さえておくべき知識を紹介します。

関連記事：給与計算の初心者がこれだけは押さえるべき3つのポイント

3-1. 賃金支払い5原則

「賃金支払いの5原則」とは、労働基準法第24条で定められた給与（賃金）の支払いに関する法律です。次の5つの原則が法で定められています。5原則に違反した場合は、企業側に罰則が課される場合もあるため気を付けましょう。

原則	概要	例外
通貨払い	通貨で支払う	労働協約で定めがある手当 従業員の同意を経て口座振込にする場合など
直接払い	本人へ直接支払う	使者（妻子など）に渡す
全額払い	全額を支払う	所得税、社会保険料などの源泉控除 労使協定で定められているもの
毎月1回以上払い	毎月1回以上支払う	臨時に支払われる給与、賞与 1ヵ月を超える期間を基準に支給される手当
一定期日払い	決まった期日に支払う

関連記事：賃金支払いの5原則とは？例外や守られないときの罰則について

3-2. 時間外、休日、深夜労働の割増賃金（手当）

法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超えた労働をさせる場合や、法定休日（週1日もしくは4週4回以上）に労働をさせる場合、通常の給与に割増率を乗じた割増賃金（手当）を支給する必要があります。

また、深夜労働（22時～翌5時の労働）をさせる場合も、割増賃金の支払いが必要です。

割増賃金率の一覧

区分	割増率
時間外労働：法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超える労働	25％以上
休日労働：法定休日の労働	35％以上
深夜労働：22時から翌5時までの労働	25％以上
1ヵ月60時間を超える時間外労働	50％以上

組み合わせ可能な割増賃金率

組み合わせ	割増率
時間外労働＋深夜労働	50％（25％＋25％）以上
休日労働＋深夜労働	60％（35％＋25％）以上
１ヵ月60時間を超える時間外労働＋深夜労働	75％（50％＋25％）以上

割増賃金は、次の計算式で算出します。

【対象となる時間数】×【基礎賃金（時給）】×【割増率】

時間外労働手当などの計算を誤ると、従業員から未払い賃金の請求を受けるだけでなく、労働基準法に基づき罰則が適用されるおそれもあるため気を付けましょう。

関連記事：労働基準法第37条における割増賃金規定の正しい計算方法

3-3. 端数処理のルール

給与計算では、時間外労働手当や社会保険料などの計算で、端数が発生する場合も少なくありません。端数処理のルールは法律で定められており、間違えやすいためしっかり押さえましょう。

割増賃金では、労働時間と賃金額それぞれの端数処理に注意する必要があります。

• 労働時間
  労働時間は分単位で計算しなければなりません。例えば時間外労働が2時間5分の場合、分単位を切り捨てて2時間として計算すると全額払いの原則違反となります。
  ただし、1ヵ月の時間外労働等の合計時間に1時間未満の端数が生じた場合、30分未満を切り捨て、それ以上を1時間に切り上げる扱いは認められています。

• 賃金額
  賃金額を計算する際も、端数を切り捨てる処理はできません。端数は基本的に切り上げる必要があります。例外として、次の取扱いは認められています。

関連記事：給与計算の端数処理で気をつけるべき3つのポイント
関連記事：15分単位の勤怠管理や切り捨ては違法？残業代は原則1分単位で正しく計算しよう

3-4. 減給・減額

懲戒処分などで従業員の給与を減額する場合も注意が必要です。賃金を減額する場合、次のとおり限度額が定められています。

なお、この基準は労働の実績があるにもかかわらず、制裁として減給する場合に適用されます。欠勤や遅刻・早退で労務の提供がなかった分の控除は対象となりません。

減給の限度額については、次の関連記事で詳しく説明しています。

関連記事：労働基準法第91条に規定された「減給の限度額」とは？法律上の意味や計算方法

3-5. 社会保険料の改定

社会保険料の改定にも注意しましょう。

毎月の給与の額をベースに計算する雇用保険料や所得税と異なり、健康保険や厚生年金の保険料は一人ひとりの標準報酬月額をベースに計算します。

7月に提出が必要となる算定基礎届や、固定的賃金が変動したときに手続きをおこなう月額変更届により標準報酬月額が変わると、社会保険料も変動します。

特に月額変更届（随時改定）は従業員ごとに対象の有無を確認する必要があるため、処理漏れが発生しやすい手続きです。月額変更届の処理が漏れると社会保険料が正しく算出できず、将来的に年金事務所から是正指導が入る可能性もあるため注意しましょう。

随時改定については、次の関連記事もご覧ください。

関連記事：社会保険の随時改定とは？標準報酬月額を改定する条件やタイミング、手続き方法を解説

3-6. 通勤手当の非課税限度額

通勤手当は原則として非課税ですが、一定額を超える部分は課税対象となります。通勤手段や距離ごとの非課税限度額は次のとおりです。

通勤距離（片道）	1ヵ月あたりの非課税限度額 （令和7年4月1日〜）	1ヵ月あたりの非課税限度額 （〜令和7年3月31日）
2㎞未満	全額非課税	全額非課税
2㎞～10㎞未満	4,200円	4,200円
10㎞～15㎞未満	7,300円	7,100円
15㎞～25㎞未満	13,500円	12,900円
25㎞～35㎞未満	19,700円	18,700円
35㎞～45㎞未満	25,900円	24,400円
45㎞～55㎞未満	32,300円	28,000円
55㎞以上	38,700円	31,600円

所得税法施行令の一部改正により、令和7年4月1日以降の通勤手当の非課税限度額が引き上げられているので注意しましょう。

参考：通勤手当の非課税限度額の引上げについて｜国税庁

4. 給与計算業務で注意すべきポイント

給与計算は、ひとつのミスが従業員の信頼を失い、企業への不信感を招きかねません。

ここでは給与計算業務をするうえで注意すべきポイントを詳しく解説します。

4-1. 法改正を把握しておく

社会保険制度や税制は、毎年のように改正がおこなわれています。例えば、令和7年度の雇用保険料率は、令和6年度から引き下げられました。

令和8年1月からは、税制改正により所得税について次の2点が変わります。

• 源泉徴収額の変更
• 扶養親族等の数の算定方法の変更

最新の法改正を反映させて給与計算をしなければ、社会保険料・税金の納付ミスや、賃金の未払い・過払いにつながるおそれもあります。社内で法改正にきちんと対応できる仕組みを整備しておきましょう。

改正の詳細は関連記事をご覧ください。

関連記事：2025年（令和7年）の年末調整の変更点！手続きのポイントもわかりやすく解説

4-2. 就業規則を確認する

就業規則とは、賃金や労働条件などを定めた企業の規定集です。各手当の支給条件や金額、時間外労働の算定方法などは就業規則に定める必要があります。

企業独自のルールも就業規則で押さえなければなりません。企業によっては時間外労働の割増率を法定より高く設定していたり、有給の特別休暇があったりする場合もあるでしょう。

月給制で欠勤日数分に応じて給与を差し引く場合も、就業規則や給与規定などに定められているとおりに計算します。給与計算をおこなう際は、必ず自社の就業規則を確認しましょう。

4-3. 昇給月の処理

昇給やベースアップなどで、基本給が変動する月は注意が必要です。

昇給結果の反映はもちろん、基本給が当月払いで、時間外手当は翌月払いの企業だと、時間外手当の計算のベースとなる基本給は昇給前の額で計算する必要があります。

例えば4月が昇給月で、3月の時間外手当を4月の給与で支給する場合の処理は、次のとおりです。

• 基本給の額：4月の基本給（昇給後の額）で計上
• 時間外手当：3月分の基本給（昇給前の額）をベースに計算

時間外手当も昇給後の基本給に基づき計算すると過払いが発生します。翌月の給与で調整が必要になり、余計な業務が増えるため注意しましょう。

5. 給与計算の業務効率を上げる方法

給与計算は毎月処理が必要な上にミスが許されず、人事担当者としては負担の大きい業務です。給与計算の処理を効率化できれば作業時間を減らせ、ほかの業務にも専念できるでしょう。

ここでは給与計算の業務効率を上げる方法を3つ紹介します。

5-1. ダブルチェック体制

ダブルチェック体制は、給与計算のミスを防ぐうえで欠かせません。給与計算にミスがあった場合、次のような業務が追加で発生します。

• 従業員への説明と謝罪
• 翌月の給与での支給調整
• 社会保険料や税金の納付額の修正

ミスにより作業が増えるだけでなく、ほかの従業員や上司からの信頼が損なわれる可能性もあるでしょう。

ダブルチェックは単純な計算ミスを見つけやすく、法改正の抜け漏れや就業規則の確認不足によるミスの防止にも有効です。複数の目で計算結果を確認し、ミスが起こりにくい仕組みを作りましょう。

関連記事：給与計算のミスを防止する5つの施策を原因別に解説
関連記事：給与計算ミスに気づいた時のお詫びの方法や注意点を文例とともに解説

5-2. システム導入

表計算ソフトによる給与計算に限界を感じる場合、給与計算システムの導入がおすすめです。給与計算システムには次のメリットがあります。

• 給与計算の自動化
• 勤怠管理システムとの連携
• 法改正への自動対応

ただし、給与計算システムの導入や運用にはコストがかかります。また、システムの操作に慣れないうちは、むしろ業務負担が増えるおそれもあるでしょう。

費用や機能、使いやすさなどから複数のツールを比較し、自社のニーズにあった給与計算システムを導入することが大切です。

実際にシステムを導入した企業にはどのようなニーズがあったのか、課題と解決法を照らし合わせて導入を検討したい方はぜひこちらからジンジャー給与事例集を無料ダウンロードしてご覧ください。

関連記事：給与計算を自動化するメリット・デメリット、具体的な方法や手順も紹介

5-3. 外部パートナーの活用

給与計算は、社労士など外部の専門家に業務委託（BPO）もできます。

給与計算業務は複雑で、法改正にも対応が必要です。外部へ業務委託すれば、専門知識を持つプロフェッショナルが計算処理をおこない、ミスなく正確に給与計算された結果が納品されるでしょう。人事担当者が自ら計算処理をおこなう手間も大幅に減らせます。

一方で業務委託には費用がかかり、担当者とのコミュニケーションも必要です。

また、給与計算に必要な従業員の勤怠情報などを、早めかつ厳密なスケジュールに則って取りまとめ、提出しなければなりません。

業務委託した場合も、企業の窓口としての対応が必要な点には注意しましょう。

関連記事：給与計算の代行・アウトソーシングのメリット・デメリットと相場をご紹介
関連記事：給与計算は誰に頼む？税理士、社労士の違いとは

6. 給与計算業務のよくある質問

最後に給与計算業務に関するよくある質問とその回答をご紹介します。

6-1. 給与計算業務に資格は必要？

給与計算業務に資格は必要ありません。ただし、労働基準法や社会保険の仕組み、所得税、住民税などの知識が必要です。最初は難しく感じるかもしれませんが、勉強しながら少しずつ慣れていくとよいでしょう。

なお、給与計算に役立つ資格はいくつかあります。最も役立つのは社会保険労務士や税理士などの士業ですが、国家資格で難易度が高く、給与計算のためだけに取得を目指すのはハードルが高い場合もあるでしょう。

「士業は無理でも専門的な知識を身につけたい」という方は、民間資格がおすすめです。例えば「給与計算実務能力検定試験」は給与計算業務に必要な知識が体系的に学べる実務担当者向けの資格です。

関連記事：給与計算業務に資格は必要？代行する場合の資格の必要性についても詳しく解説

6-2. 給与計算業務に向いている人は？

給与計算業務に向いている人の特徴をまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。

• 細かい作業が得意
  給与計算では一人ひとりの勤怠情報や手当の有無などを確認し、正確に処理する必要があります。1つでも間違いがあると正しい額が算出できません。
  細かい作業が得意で、一つひとつの作業を丁寧に処理できる人が向いている業務といえるでしょう。

• 法律の最新情報を押さえられる
  労働基準法をはじめ、給与計算ではさまざまな法律の知識が欠かせません。毎年のように法改正があり、知識のアップデートも必要です。
  給与計算システムを使ったり外部の専門家に業務委託したりした場合、自身で計算処理をおこなう場面は少なくなりますが、計算結果のチェックには法律の知識が欠かせません。関係法令を一切学ばずに給与計算を処理するのは困難でしょう。

• コミュニケーション能力・調整能力が高い
  給与計算では多くの人とやり取りする機会が多々あります。
  勤怠情報に疑義があれば、従業員本人や上司に確認する必要があります。転居や家族の収入状況・婚姻などの情報も、通勤手当や家族手当の有無や金額に影響があるでしょう。
  外部の社労士へ委託した場合も照会事項に回答するなど、やり取りの機会が多々あります。

6-3. 給与計算業務は何が難しい？

給与計算業務の難しさとして、ミスができない点が挙げられます。給与の額は労働条件の中でも最も重要で、1円のズレも許されません。

全従業員分を間違いなく計算できるのが当たり前とみなされ、人事担当者にとってプレッシャーのかかる業務といえます。

また、法改正も押さえる必要があります。法律の知識は難解な上に、馴染みにくい用語も多々出てくるため、内容を理解するだけでも時間がかかるでしょう。

企業によりルールが異なる点も注意が必要です。例えば産前産後休業は法律上、無給とすることが認められていますが、有給として定めている企業もあります。

法律を上回る基準を定めることは企業の自由です。人事担当者は自社のルールを押さえ、法律や他社とは異なる点に注意しましょう。

7. 給与計算業務の流れを押さえて効率よく処理しよう！

給与計算の業務内容は、毎月おこなう月間業務だけでなく、年間業務も含めるとかなりの数に上ります。

一つひとつの計算はさほど難しくありませんが、正確にデータを入力・管理したり、法改正や税制改正の情報をしっかりキャッチして逐一アップデートしたりすることは容易ではありません。

より正確かつスムーズな給与計算のために、専用の給与計算システムやソフトなどを活用して業務効率のアップを目指しましょう。

関連記事：給与計算ソフトとは？メリットや選定ポイント7選を一挙ご紹介

参考：給与計算システムのジンジャー（ジンジャー）