- 課題
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- 業務効率化のために電子契約導入を検討していたが、月間契約締結数20件で少ないと感じていたため導入に懐疑的だった。
- 多くの従業員が利用するものであり、PC操作になれていない取引先のことも考慮して使い勝手・操作感が安心できるサービスを選びたい。
- フォルダ管理のルールはできる限り崩したくない。また、質問などへの細かい対応に不安があった。
- 効果
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- 月間の契約件数が少ないこともあり従量課金プランによってコストを抑制できた。
- 導入後の使い勝手は「PDFをドラッグして、宛先さえ間違えなければそれで契約締結完了」というぐらい単純で簡単。
- 自社フォルダ管理ルールのジンジャーサインへの引き継ぎに成功。わからないことはチャットで気軽に質問できて便利。
電子契約サービス導入の背景
–電子契約サービスを導入する以前に御社で抱えていた課題と、導入に至るまでの背景をお伺いできればと思います。
田尾さん：
当社は全国の事業所が独自・独立採算制みたいになっていて、各事業所が競うような形で営業してきた時代があったんです。
それで業績を伸ばして大きくなっていった会社ではありますが、その状況が続いた結果、各事業所・各担当者における「独自のフォーマット」が社内で展開されるようになってしまったのです。
例えば、営業の管理の仕方や発注伝票の出し方など、とにかくすべてにおいて独自対応を取っていたんです。
それは良い面もありますが、今の時代にだいぶ合わなくなってきたなというのが、10数年前にありました。そこから少しずつ社内を変革していきました。
まず全国の総務・経理・情報システム間でお互いに何をやっているのかわからない状態をなくそうと、部門間での情報交換をおこない、密な情報共有ができる体制をつくりました。
その中で話題にあがったのが業務効率化のためのシステム導入です。
特に契約書まわりの業務に関しては、書類をFAXや郵便で送っており、郵送費用のコストはもちろん、実はかなり業務工数が割かれていることがわかりました。
現在保管している紙の契約書を専門の業者の方にすべて電子化してもらい、そこからようやく電子契約サービスを導入しようと検討し始めたのが、ちょうど一年前です。
その時は導入時期も選定基準も全く決まっておらず、とにかく情報収集をすることから始めました。
ジンジャーサインに導入を決めた理由
–情報収集・比較検討においては、どのように調べていったのでしょうか？
田尾さん：
まずはWEBでGoogle検索から始めました。
そうすると電子契約サービスに関する情報がたくさん出てきたので、「こういうものなんだな」というのがなんとなくわかりました。
でも正直、実際のサービスを触ってみなきゃわからないことも多いじゃないですか。
そこでまずは、一括で比較できるサイトから各社の資料をダウンロードして自社基準の比較表を作っていったんです。
「うちは月に20通ぐらいしか契約書を締結しないから導入する意味はあるのか？」
「多くの社員が使うものなので、使い勝手はどうなのか」
「機能としてはどこまでやれるのか」
など、基準を設けていきました。
特に気にしたのは、「取引先企業にとって使いやすいものかどうか」です。
弊社の取引先には町の金物屋さんや電気工事屋さんもいらっしゃるので、彼らが使いやすいものじゃないといけませんでした。
– パソコンを使わない会社もありそうですね。
田尾さん：
おっしゃる通りです。ですので、スマホで契約締結できることは必須条件でした。
そういった目線で比較表を作っていった結果、ある程度サービスが絞られました。
しかし、その先の段階から大体の比較項目でほとんど丸になっちゃうんですよ。どのサービスも「あれもできる、これもできる」って感じで。
何が違うかと突き詰めていった結果、「費用感」が大きな違いでした。
月に100通、200通、300通と、契約書を交わしている企業ところだと定額のサービスが良いと思うのですが、まずは月20通しか契約締結しない想定だったので、月額費用が安いサービスが良かったんです。
その中でもジンジャーサインさんは、月額費用が安いのに機能もしっかり揃っていました。
業界の中では後発という側面もありますが、逆に言えば後発にも関わらず機能はかなり充実していて、さらに「継続的に開発してさらなる機能拡充をしていく」とのことだったので、これからのサービスのさらなる成長にも期待ができました。
そういった部分で、最終的にジンジャーサインさんを選択しました。
「電子契約はこんなに簡単」機能が豊富なのにシンプルで使いやすい
– ありがとうございます。ちなみに御社では、どのような用途の契約が多いのでしょうか？
田尾さん：
弊社で一番使っているのは、内定承諾書や誓約書になります。内定を出した後、内定承諾書や入社の誓約書を郵送じゃなく電子契約で交わしてもらうことから始めています。
今後は、取引先との秘密保持契約や、コンサルとの業務委託契約、商取引契約など、最終的に代表印が必要となるものに関しても電子化していくつもりです。
土地の売買契約については2021年9月の法改正で電子化できる契約書が増えたので、社内ルールを整備の上で電子契約を活用するか検討しています。
– 実際にジンジャーサインを触ってみて、使い勝手はいかがでしょうか？
田尾さん：
使い勝手は、全然難しくないですね。PDFをドラッグして、宛先さえ間違えなければ、もうそれで契約締結完了っていうぐらい単純じゃないですか？
「こんなに簡単にできるんだ」という感動をみんなで認識したところですね。
基本的に、私たちが必要だと思っている機能がジンジャーサインには全部入っていて、それでいてこんなに簡単なら、今後も積極的に使っていこう、という話になっています。
– ジンジャーサインのフォルダ分け機能についても活用されていると伺いましたが、どのように運用しているのでしょうか？
田尾さん：
以前、書面の契約書をPDFで電子化した時に、ルールを決めてフォルダ分けしたものがあるんです。
リース、物件、不動産契約、人事関係、採用、退社、退職などでフォルダ分けがすでにしてあって、それに準じてジンジャーサイン内でもフォルダを作りました。
システム内でフォルダ分けができて、契約書を作る時にフォルダを指定でき、自動で契約書が指定されたフォルダに保存されていくので、すごく楽ですね。
あと、途中でパソコンが落ちても、データが一時保存で残るので、安心して作業ができています。
– たしかに、ジンジャーサインは自動で一時保存されますね。
田尾さん：
そうなんですよね。導入初期にチャットで、「下書き保存ってできないんですか？」と聞いたら、すぐにレスが返ってきて、そこで自動保存について知りました。
「ちょっとこれだけ聞きたい」という際に、チャットで簡単に聞けてすぐ返ってくるので、わざわざ電話する必要がなく、こういったフォロー体制もすごく便利でありがたいです。
– ありがとうございます。最後に、今後の活用について展望があれば教えてください。
田尾さん：
社員も取引先もみんなが電子契約を使いこなせることが理想ですね。
そのために、しっかりと運用マニュアルや、契約書のフォーマットを作成し、解りやすい手順書をつくって運用していきたいですね。
また、「そういった点は他社さんだったらどうしているのかな？」というのは、非常に聞きたいところでして、今後ジンジャーサインさんでユーザーコミュニティをつくってもらって情報交換できる場があると嬉しいですね。
