導入事例

jinjer勤怠を導入した結果、年間75万円の工数削減を実現!可視化された勤怠データを活用し、残業抑制にも成功

導入前の課題
月末に本社の担当者が一都三県の拠点に訪問し、従業員の勤怠データを回収する工数がかかっていた
月末の締め作業が終わるまで従業員の勤務状況を把握できなかった
導入後
導入後の結果
場所と時間を問わず、従業員の勤務状況の把握が可能になった
長時間残業が続いている従業員の業務量を調整し、残業時間を削減することに成功
管理工数が大幅に削減され、利用者に向き合う時間が増えた
社名
ハッピーテラス株式会社
業種
障がい児通所支援事業・放課後等デイサービス
拠点数
158拠点
従業員数
100名

「教育と福祉を通じて、人生の豊かさを日本中に広める」を企業理念に、全国152拠点に自動福祉法に基づく障がい児通所支援を展開されているハッピーテラス様。

「からだ」「くらし」「こころ」「まなび」の4つの軸をベースに、コミュニケーションスキルを身につけることを目的として、児童の発達段階に合わせてマンツーマン・グループレッスンで4つのスキルトレーニングをおこなわれています。

 

jinjer勤怠を導入する前は、エクセルに記録された勤務情報を紙に出力していました。
そして、勤怠管理者が月末に各拠点に直接回収へ行き本社で集計するといった工数がかかっていました。
また、月末に出勤簿をまとめて提出する従業員もいて、正確な労働時間を管理できていなかったため、jinjer勤怠の導入を決断。

 

jinjer勤怠の導入後は、場所と時間を問わずに従業員の勤務状況が把握できるようになったことで、長時間労働が続いている従業員の業務量を調節し、全社で残業時間を削減することに成功しました。

 
今回は、ハッピーテラス株式会社の小櫃さんにお話を伺いました。

毎月「従業員数×勤務日数」分のはんこを押していました

– jinjer勤怠を導入する前は、どのように勤怠を管理していたのですか?

小櫃さん:出勤簿を提出してもらい、エクセルで勤怠を管理していました。
エクセルでの勤怠管理で悩んでいたことは2つあります。

 

1つめの悩みは、勤怠データの回収に工数がかかっていたことです。
月末になると、各拠点の教室長が、勤怠データに不備がないかを確認し、問題なければ勤怠データを紙に出力していました。
そして、その紙を本社の担当者が拠点を回って回収していました。

 

本社の担当者は、拠点に回収しにいくタイミングで、勤怠データを確認して、修正箇所がある場合、その場で従業員に修正してもらっていました。
しかし、回収しているタイミングで、修正が必要な従業員がいないケースもあります。
その場合、本社に戻り、遠隔でのコミュニケーションになるので、さらに工数がかかっていました。

 

また、当時の勤怠管理では、本社の担当者だけではなく、教室長や従業員にも大きな負担がかかっていました。
負担の一つがはんこです。
各拠点で、教室長と従業員は勤務した日にはんこを押し、確定処理をしていました。
教室長は「従業員数×勤務日数」分のはんこを押す必要があり、月末に大きな負担がかかっていました。

 

– 「従業員数×勤務日数」分のはんこを押すのは大変ですね。2つめの悩みは何でしょうか?

小櫃さん:2つめの悩みは、正確な労働時間を管理ができていなかったことです。
当時、出勤簿で勤怠データを集めていたので、月末に一ヶ月分をまとめて提出する従業員もいました。
提出された出勤簿を確認すると、すべて「9時―18時」と勤務時間を記入していました。
そんなわけないのはわかっているのですが、本人も覚えていないので、修正のしようがなかったです。

 

また、残業申請や休日出勤申請も「紙で出すのが面倒」という理由で、出していない従業員もいました。
教室長が注意すると提出してくれるのですが、注意の漏れがある可能性も高く、とても正確な労働時間を管理できるとはいえない状況でした。

 

– ほかにも勤怠管理システムがある中で、なぜjinjer勤怠をお選びいただけたのでしょうか?

小櫃さん:勤怠管理システムの資料を複数取り寄せて比較・検討はしたのですが、給与計算や労務管理など、人事管理業務を一貫しておこなえるのがjinjerだけだったからです。

 

福祉業界では全体的にIT化が遅れていることもあり、弊社では、テック化を進める方針でした。
手作業でおこなっていた管理業務をシステムに置き換えていくことで、業務効率が上がり、空いた時間をほかの重要なことに使っていくことで、利用者様にさらに満足していただきたいと考えていました。

 

jinjerは、勤怠だけではなく、他のサービスも提供しているので、将来的に多くの面で業務効率化ができると感じたので、導入を決めました。

 

また、本格導入の前に無料トライアルが用意されていた点も良かったです。
無料トライアルのとき、担当者が一つひとつ丁寧に説明してくださって、本格導入前に疑問点を解消できました。

 

jinjer勤怠を導入した結果、年間75万円の工数削減を実現

– jinjer勤怠を導入されて、どのような効果がありましたか?

小櫃さん:従業員が毎日きちんと打刻してくれるようになり、正確に労働時間を管理できるようになりました。

 

jinjer勤怠は、スマートフォンからボタンを押すだけで打刻できるようになったので、わざわざ紙に記入する必要がなくなりました。
そのため、月末にまとめて出勤簿に記入していた従業員も、毎日打刻してくれるようになりました。
実際に、スマートフォンで打刻できるようになって、楽になったという声もいただきました。

 

また、本社の担当者や拠点の教室長の管理工数も大幅に削減されました。
本社の担当者は、月末に拠点を回って、勤怠データの紙を回収する必要がなくなりましたし、教室長は月末に大量のはんこを押す必要がなくなりました。
削減された工数を算出したら、年間75万円分の人件費が削減されていました。

 

– 導入当初は想定していなかった効果はありましたか?

小櫃さん:想定していなかった効果でいえば、労働時間を可視化したことで、従業員のパフォーマンスが向上しました。

 

先程もお伝えした通り、jinjer勤怠を導入して、正確な労働時間を管理できるようになりました。
労働時間が可視化されたことで、「なぜこの人は残業が多いのか?」と課題を発見することができるようになりました。

 

働き方改革の一環で、労働時間の可視化によって発見された課題を一つひとつ解決することで、徐々にパフォーマンスが上がっていきました。

 

jinjerに蓄積されたデータを分析し、課題解決につなげていきたい

– 今後、jinjer勤怠をどのように活用していきたいですか?

小櫃さん:jinjer内に蓄積された勤怠データや従業員情報をレポート化して、勤怠管理者だけではなく、従業員が共通認識として自社の課題を把握したいです。

 

全員で共通の課題を認識することで、さらにパフォーマンスを上げたり、エンゲージメントを高めたりしていきたいです。

 

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