ワークフロー
書類作成時に必ず必要となるのが押印申請や承認のワークフローです。せっかく電子契約サービスを導入しても、捺印稟議を書面や既存のワークフローシステムで行っている状態では工数削減とは言えないでしょう。
また、ワークフローがシステム内で設定できたとしても、承認者や承認ルートなどの承認条件が自由に設定できず、社内ルールを変えなくてはいけないこともあるようです。
ジンジャーサインなら書類ごとに、自社の承認ルートを自由に設定できます。承認ステップや承認者、承認条件も自由に設定できるのでこれまで書面でおこなっていた捺印稟議と同じフローでワークフローを構築することが可能です。
ワークフローはテンプレートごとに設定しておくことも可能なので、契約締結のたびに設定する手間も発生しません。
お使いいただける機能
- ワークフローの権限設定
- 各書類に対して、承認者の追加・変更・削除を制限することができます。
ワークフローに元々設定されている人物以外の承認が必要というイレギュラーな場合でも対応可能です。
- 承認後のフロー設定
- 社内の最終承認者が承認後、取引先へ締結依頼メールを自動で送信するか選択できます。
取引先への締結依頼メールは、ワークフロー締結後自動送信、日時予約送信、手動送信を選択可能です。
- 承認条件の設定
- 承認ステップ、承認者、承認条件を設定できます。
承認ステップは5段階、承認者は1ステップ30名まで設定できるなど自由度が高いため、これまでの捺印稟議のフローを変えずに運用可能です。
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その他の機能
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- 書類作成
- テンプレートやPDFファイルから契約書作成がカンタンにできます。
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- ワークフロー
- 自社の承認ルートや承認条件を契約書ごとに自由に設定できます。
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- 契約締結
- 電子署名とタイムスタンプを付与して法的根拠を担保。簡易署名や一括送信もできます。
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- 契約ステータス管理
- 契約書の依頼ステータスをリアルタイムで確認することができます。
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- 本人確認
- 二要素認証・二段階認証に加え、本人確認書類で本人確認できます。
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- 保管
- フォルダの階層管理、フォルダごとの公開設定が自由に設定できます。
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- 検索
- 検索・管理項目を自由に設定でき、組み合わせて検索できます。
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- その他便利機能
- 書面のインポートや社員の権限設定など、課題解決のための機能を備えております。
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