紙とExcelでの管理によって業務工数がひっ迫しており、適切な管理ができていなかった

－これまでの管理体制で課題に感じられていた点は何でしたか？

羽鳥さん：

まず課題に感じていたのは、紙やExcelでの管理に工数がかかっていた点です。

たとえば、勤怠管理はタイムカードを利用していましたが、打刻データの取得しかおこなえず、有給や特別休暇はすべてExcelで管理していました。自動計算なども対応していないため、付与が完了するまでに全体で1日半程度かかっていたと思います。

紙やExcelによってデータがバラバラに管理されており、二重更新をおこなう必要があったため、更新済みと思い込んでいたデータが更新されていない等の事象が発生することもありました。

そして、残業管理も大きな課題の一つでした。

各拠点の勤怠データはリアルタイムで管理できておらず、月末にシステムから吐き出したデータを本部にメールで送ってもらうフローを取っていました。

月末になるまで社員の総労働時間が分からないので、残業時間が多くなっていても当月に気づくことができず、翌月に勤務時間を抑えてもらうよう忠告することしかできていませんでした。

さらに、給与計算から支払いまでの期間は4〜5日程度とかなり短く、その期間に集中して業務工数が発生していたことにも課題感を持っていましたね。

－システムの導入を検討されたきっかけは何でしたか？

羽鳥さん：

実は数年前にもシステム導入を検討していたことがあり、その当時は法対応の観点で、利用していた勤怠管理ソフトに機能不足を感じていたのがきっかけでした。残業の上限規制を上回らないようにアラートが出せたり、有給残日数をすぐ確認できるようになればいいなと考えていました。

しかし、オンプレミスシステムの導入を検討していたこともあり、費用対効果などが見合わず、システム導入は見送りとなりました。

それから数年経ち、業務の属人化解消・ペーパーレスの観点から、バックオフィスDXを進めようという社内方針になりました。前提として、現在の管理部の人数のままで負担を減らせるよう、本格的にシステム導入を検討しはじめました。

1つのシステムで連携コストを解消できるのがジンジャーだった

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

羽鳥さん：

ジンジャーを選んだ決め手は、人事業務にすべて対応できた点ですね。

当初は他システムの導入を検討していましたが、一番課題感を持っていた勤怠管理のシステムは取り扱われていませんでした。そのため、すべてシステム化するには複数のシステムを導入する必要があり、費用やデータ連携のコストに対して懸念があったのです。

その点、ジンジャーでは1つのデータベースにまとまっているので、別々のシステム同士を利用する場合に連携コストが発生しない点が非常良いなと思いました。

また、有休・残業管理の機能が充実していて、これまでの課題感を解消できる点にも魅力を感じました。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

羽鳥さん：

これまでは勤怠管理や給与計算など、必須で対応しなければならない業務に負担がかかっており、本来おこなうべき人材育成などにかける時間が後回しになっていました。

これからは外回りに行く機会を増やすなど知識や経験を積ませて社員を成長させることで、会社の発展にもつなげていきたいです。