年間2,700枚の雇用契約・契約更新の用紙をなくしたかった

– 入退社の申請など、紙でのやり取りが残っていたとのことですが、ジンジャー導入前はどのような状況だったのでしょうか？

櫨山さん：ジンジャー導入前は、雇用契約や年末調整、給与明細を紙で管理していました。

雇用契約に関しては、雇用契約書を作成する部分だけシステム化していましたが、「作成した契約書の印刷」「郵送手続き」「従業員の書類記載」は、人の手を介す必要があり、時間がかかっていました。

弊社は全国に16拠点あるのですが、各拠点に1人以上の事務員がいます。その事務員が雇用契約書を対応しており、不備がないか確認し書類をスキャンとコピーを行い、本人へ控えの手渡し及びシステムにアップロードしておりました。このアップロードの負担も大きかったです。

雇用契約書と同様に、年末調整や給与明細も負担が大きかったため、できる限り社内から紙をなくしたいと思っていました。

– 一部はシステム、一部は紙管理だったのですね。具体的にどのくらいの管理工数がかかっていましたか？

櫨山さん：一年で約700人が入社するため、入社手続きだけで700枚ほどの雇用契約書のやり取りが発生します。

また、契約期間が入社直後は6か月、それ以降は1年間の契約になります。そのため、現在勤めていただいている約2,000名の従業員の契約更新も必要となります。

まとめると、一年で合計3,000弱の入社手続きと契約更新の作業が発生します。

– 紙管理による負担の大きさ以外で、何か課題はありましたか？

櫨山さん：2つ課題がありました。

1つは、バックオフィスにさまざまなシステムを導入しており、人事情報の管理が煩雑になっていたことです。

ジンジャー導入前から、勤怠管理システムや給与計算システム、雇用契約システムのみならず、ワークフローシステム・評価管理システム・マイナンバー管理システムなど、多くのシステムを導入していました。

すべて異なる企業が運営するシステムを使用していたため、システムそれぞれにマスタが存在しており、人事情報の更新があった場合は、すべてのシステムに変更作業が発生していました。システムが2つ3つならまだしも、最低でも6つ以上のシステムが存在していたため、この人事情報の更新作業が非常に大変でした。

もう1つは、オンプレミス型のシステムの保守・運用の対応です。バックオフィスで使用しているシステムの多くは、オンプレミス型のシステムだったので、サーバーの保守・運用をどのように対応するか決める必要がありました。また、給与明細書を作成するときに使う圧着機の老朽化が進んでおり、それを買い替える必要もありました。

柔軟性があり、使いやすそうな操作画面が、ジンジャー導入の決め手

– システムを切り替える際に、社内から不安視する声は上がっていましたか？

櫨山さん：大小関わらず、今までの運用から変えるとなると、必ず不安や不満の声は出てきます。今回のジンジャー導入でも、初期は「前はこうだったのに」「元の方が良かった」というようなご意見をいただくこともありました。

また、弊社は、年配の方も含めて幅広い年代の従業員がいます。そのため、より一層紙からシステムに変えることを不安視する声が上がっていました。

不安を極力抑えるべく、トライアル期間での疑問点、検証を徹底的に行いました。御社のご担当者にも常にご協力頂き、我々人事部がシステムをしっかり理解した上で、マニュアルの作成を行い従業員に配布と説明会を開催致しました。整備した上で導入を行っておりますので各拠点の社員や事務員が少し教えたら、システムの利用に慣れていない従業員もすぐに慣れると思い、そこまで大きく不安視はしていなかったです。

– 数多くのシステムがある中で、なぜジンジャーをお選びいただけたのでしょうか？

櫨山さん：ジンジャーを選んだ理由は2つあります。

1つは、従業員のアカウントをつくるのに、メールアドレスの設定が必須ではない点です。

弊社は、年配の方やアルバイトも多く、全員がアドレスを所持しているわけではありません。そのため、メールアドレスが必須のシステムだと、そのためにメールアドレスを準備する必要があります。なので、可能であれば、そのような手間がかからないやり方でできればなと考えていました。

ジンジャーは、メールアドレスの設定が必須ではないため、弊社にマッチしていました。

もう1つは、ワークフローの承認フローが柔軟に変更できるという点です。

他社のシステムの場合、従業員が申請した後の承認者が直接人事部になってしまう事が多く、承認者を複数に設定にすることができませんでした。当時使っていたワークフローシステムも、アカウント数の都合上、社員からしか申請が上げられませんでした。

ジンジャーは、承認者までのフローを細かく設定でき、スタッフ本人から直接申請を上げられるので、業務効率化に繋がるのではないかと期待していました。

すべての人事業務をジンジャーに統合させ、一元管理を実現したい

– 今後、ジンジャー人事労務をどのように活用していきたいですか？

櫨山さん：ゆくゆくは、すべての人事業務をジンジャーでおこないたいです。

今回ジンジャーを導入したことで、人事業務の効率化の一歩目を踏み出すことができました。しかし、「紙管理」「勤怠の打刻方法」など、まだまだ改善しなければいけない課題が残っています。

それらの課題を解決するために、ジンジャー勤怠やジンジャー給与などを導入して、バックオフィスの一元管理をジンジャーでおこなっていきたいです。