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jinjer勤怠を導入する前は、出退勤時間を記録するという活用方法のみで、勤怠管理システムを使われていました。
しかし、打刻修正や有休の管理に手間がかかっていたため、jinjer勤怠の導入を決断。
jinjer勤怠の導入後は、システムで簡単に申請をあげることができるようになり、有休取得率が25%上昇しました。
また、従業員自身で打刻修正の申請をシステム上でできるようになったため、管理者の負担が軽減されました。
今回は、ボクブロックの林さん、高木さんに、お話をお伺いしました。
高木さん:以前は、別の勤怠管理システムを使っていました。
当時、その勤怠管理システムでは、従業員の入退室時間の記録しかできませんでした。
本当は有休の管理もシステム上でやりたかったのですが、料金プランを上げる必要がありました。
弊社は従業員が十数名なので、これ以上お金をかけることができませんでした。
そのため、当時使っていた金額で、有休まで管理できる方法はないかと悩んでいました。
高木さん:困っていたことは二つありました。
一つは、有休の管理が大変だったことです。有休の管理は、エクセルで管理していました。
この管理方法だと、従業員が自分で有休残日数を確認できません。
そのため、従業員から問い合わせがあるたびに、人事がエクセルを開いて、その従業員の有休残日数を確認するという工数がかかっていました。
また、有休取得率も低い状況でした。
紙で有休の申請をおこなっていたので、上司に直接申請書を出す必要があり、「みんな働いているのに、私だけ休むのは申し訳ない」と感じて、有休を取りにくいという声もありました。
高木さん:もう一つ困っていたことは、打刻修正が面倒だったことです。
jinjer勤怠を導入する前は、打刻漏れがあった場合、従業員が口頭で管理者に打刻の修正を依頼していました。
当時使っていた勤怠管理システムでは、従業員が操作できるのは出勤・退勤時の打刻のみだったので、自分で打刻修正の申請をあげることができなかったんです。
そのため、管理者は、勤務時間の変更や打刻漏れが発生するたびに、対応する必要があり、管理者の大きな負担になっていました。
これらの課題があり、勤怠管理システムを乗り換えることを決めました。
高木さん:当時、jinjer勤怠は多数の機能があるにも関わらず、業界最安値だったからです。
弊社は従業員数が18人ほどだったので、できるだけコストを抑えたいと思っていました。
業界最安値で機能も豊富にあり、やりたかった「有休の管理」「各申請がシステム上でできる」の2つを満たしていたのがjinjer勤怠だけだったので、jinjer勤怠を選びました。
林さん:導入初期に、従業員の「残業時間の超過」や「出退勤漏れ」を管理者に知らせてくれるアラート機能が便利だと思い、複数のアラート通知が管理者に届くよう設定しました。
しかし、通知の種類のアラートを設定したため、管理者の受け取る通知量が膨大でした。
その結果、「有休申請」や「打刻申請」の承認依頼を見逃す管理者が増えてしまいました。
林さん:すべてをシステム上で済ませるのではなく、手動でやったほうがいいことは手動でやることにしました。
今回のアラート設定の件では、承認依頼の漏れは、通知で伝えるよりも、従業員が管理者にチャットでリマインドすることで、承認漏れを減らすことができました
高木さん:従業員の有休の取得率が25%向上しました。
システムやアプリから簡単に申請することができるので、有休取得率が上がったのだと思います。
また、マネージャ層の有休の取得率が上がったことで、メンバーも有休を取りやすくなったという声もあがっています。
高木さん:うちの会社では、所定労働時間8時間のうち2時間を有給休暇として取ることができる1/4休暇という制度を導入しています。
jinjer勤怠を使い始めて、「今日1/4の有休を取ったから、あと3/4日分使えるな」といった残日数の管理がしやすくなりました。
そのため、1/4休暇を取る従業員が増え、結果的に有給休暇の取得率が上がりました。
林さん:人事担当者がおこなう打刻修正の工数を減らすことができました。
先ほどお伝えしたように、以前は打刻漏れがあったときは従業員が口頭で人事担当者に打刻修正の依頼をしており、人事担当者に多くの工数がかかっていました。
しかし、jinjer勤怠を導入してから、勤務時間の変更や打刻漏れがあったときは、従業員が自分で申請を出すことができるようになったため、人事担当者は承認するだけで済むようになりました。
また、打刻漏れがあるかどうかを従業員が自分で確認することができるので、人事から打刻修正の申請を出すように言う必要もなくなりました。
人事担当者の負担となっていた業務が削減されたことで、他の業務に注力できるようになりました。
高木さん:無料でデータベースが使えるようになったアップデートです。
データベースに従業員データを入れることで、「従業員データを知りたい」となったときに、データベースを見るだけですぐに把握できます。
たとえば、労務関連書類を作成する際に、従業員の入社した時期や家族構成をデータベースから確認して作成しています。
また、データベース内の情報をCSV形式のファイルで出力できることも便利です。
高木さん:今後はカスタマーサクセスの方に相談しながら、より自社に最適な機能を使って、勤怠管理の工数を削減したり、従業員のさまざまな働き方にも柔軟に対応したりしていきたいです。
また、従業員のデータベース機能を活用していきたいです。
組織改変をおこなうときに、データベースを見て「この人はマネージャの経験があるな」「この人は人事部での業務経験があるな」といったことを確認しながら、最適な人員配置を決めるなどのように役立てていきたいです。
jinjer製品、価格、導入方法、運用、御社での活用シミュレーション、その他何でもご不明な点があればお尋ねください。お待ちしております。
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