- 課題
-
- 紙の申請書だと従業員が有休申請しにくく、取得率も低い状況だった。
- 従業員側で打刻漏れの修正や勤務時間の変更ができないため、管理者が対応しなければならず負担がかかっていた。
- 解決策
-
- 紙の申請書を撤廃して、システム上での有休申請に切り替える。従業員側で有休の残日数を確認できるようにする。
- ジンジャー勤怠を導入して、従業員個人が打刻修正や勤務時間変更の申請をあげられるようにする。
- 効果
-
- 各個人で有休残日数が確認できるようになり、スムーズな申請が可能になったため、有給取得率が25%増加。
- 人事担当者の確認工数が大幅に削減し、ほかの業務に注力できるようになった。
有休管理や打刻申請に関する従業員とのやり取りが、管理者の大きな負担になっていた
－ ジンジャー勤怠を導入する以前は、どのように従業員の勤怠を管理していたのですか？
高木さん：以前は、別の勤怠管理システムを使っていました。当時、その勤怠管理システムでは、従業員の入退室時間の記録しかできませんでした。
本当は有休の管理もシステム上でやりたかったのですが、料金プランを上げる必要がありました。弊社は従業員が十数名なので、これ以上お金をかけることができませんでした。
そのため、当時使っていた金額で、有休まで管理できる方法はないかと悩んでいました。
－ 当時の勤怠管理システムでは、できることの幅が狭かったんですね。具体的に困っていたことを教えてください。
高木さん：困っていたことは二つありました。
一つは、有休の管理が大変だったことです。有休の管理は、エクセルで管理していました。この管理方法だと、従業員が自分で有休残日数を確認できません。
そのため、従業員から問い合わせがあるたびに、人事がエクセルを開いて、その従業員の有休残日数を確認するという工数がかかっていました。
また、有休取得率も低い状況でした。紙で有休の申請をおこなっていたので、上司に直接申請書を出す必要があり、「みんな働いているのに、私だけ休むのは申し訳ない」と感じて、有休を取りにくいという声もありました。
－ わざわざ人事に聞かないと有休残日数がわからないのは、管理者にとっても、従業員にとっても手間ですね。もう一つの困っていたことは何ですか？
高木さん：もう一つ困っていたことは、打刻修正が面倒だったことです。
ジンジャー勤怠を導入する前は、打刻漏れがあった場合、従業員が口頭で管理者に打刻の修正を依頼していました。
当時使っていた勤怠管理システムでは、従業員が操作できるのは出勤・退勤時の打刻のみだったので、自分で打刻修正の申請をあげることができなかったんです。
そのため、管理者は、勤務時間の変更や打刻漏れが発生するたびに、対応する必要があり、管理者の大きな負担になっていました。これらの課題があり、勤怠管理システムを乗り換えることを決めました。
－ 数多くの勤怠管理システムがあるなかで、ジンジャー勤怠を選んだ理由を教えて下さい。
高木さん：当時、ジンジャー勤怠は多数の機能があるにも関わらず、業界最安値だったからです。
弊社は従業員数が18人ほどだったので、できるだけコストを抑えたいと思っていました。
業界最安値で機能も豊富にあり、やりたかった「有休の管理」「各申請がシステム上でできる」の2つを満たしていたのがジンジャー勤怠だけだったので、ジンジャー勤怠を選びました。
アラート設定をカスタマイズすることで、承認漏れを減らすことができた
－ ジンジャー勤怠を運用し始めた初期に大変だったことを教えてください。
林さん：導入初期に、従業員の「残業時間の超過」や「出退勤漏れ」を管理者に知らせてくれるアラート機能が便利だと思い、複数のアラート通知が管理者に届くよう設定しました。しかし、通知の種類のアラートを設定したため、管理者の受け取る通知量が膨大でした。
その結果、「有休申請」や「打刻申請」の承認依頼を見逃す管理者が増えてしまいました。
－ その承認漏れにどう対処したのですか？
林さん：すべてをシステム上で済ませるのではなく、手動でやったほうがいいことは手動でやることにしました。
今回のアラート設定の件では、承認依頼の漏れは、通知で伝えるよりも、従業員が管理者にチャットでリマインドすることで、承認漏れを減らすことができました。
有休申請が出しやすくなったことで、有休の取得率が25%上昇した
－ ジンジャー勤怠を導入してどのような効果がありましたか？
高木さん：従業員の有休の取得率が25％向上しました。
システムやアプリから簡単に申請することができるので、有休取得率が上がったのだと思います。
また、マネージャ層の有休の取得率が上がったことで、メンバーも有休を取りやすくなったという声もあがっています。
－ 申請を出すことに対して心理的なハードルが下がったのですね。他に理由はありますか？
高木さん：うちの会社では、所定労働時間8時間のうち2時間を有給休暇として取ることができる1/4休暇という制度を導入しています。ジンジャー勤怠を使い始めて、「今日1/4の有休を取ったから、あと3/4日分使えるな」といった残日数の管理がしやすくなりました。
そのため、1/4休暇を取る従業員が増え、結果的に有給休暇の取得率が上がりました。
－ 有休の管理が柔軟になったので有休取得率が向上したのですね。ほかに、ジンジャー勤怠を導入して効果を感じたことはありましたか？
林さん：人事担当者がおこなう打刻修正の工数を減らすことができました。
先ほどお伝えしたように、以前は打刻漏れがあったときは従業員が口頭で人事担当者に打刻修正の依頼をしており、人事担当者に多くの工数がかかっていました。
しかし、ジンジャー勤怠を導入してから、勤務時間の変更や打刻漏れがあったときは、従業員が自分で申請を出すことができるようになったため、人事担当者は承認するだけで済むようになりました。
また、打刻漏れがあるかどうかを従業員が自分で確認することができるので、人事から打刻修正の申請を出すように言う必要もなくなりました。
人事担当者の負担となっていた業務が削減されたことで、他の業務に注力できるようになりました。
機能や設定をカスタマイズし、柔軟な働き方に対応できる会社にしていきたい
－ ジンジャー勤怠はよりお客様がお役に立てるよう、アップデートしているのですが、今までで良かったアップデートはありますか？
高木さん：無料でデータベースが使えるようになったアップデートです。
データベースに従業員データを入れることで、「従業員データを知りたい」となったときに、データベースを見るだけですぐに把握できます。
たとえば、労務関連書類を作成する際に、従業員の入社した時期や家族構成をデータベースから確認して作成しています。
また、データベース内の情報をCSV形式のファイルで出力できることも便利です。
－ 今後、ジンジャー勤怠をどのように活用していきたいですか？
高木さん：今後はカスタマーサクセスの方に相談しながら、より自社に最適な機能を使って、勤怠管理の工数を削減したり、従業員のさまざまな働き方にも柔軟に対応したりしていきたいです。また、従業員のデータベース機能を活用していきたいです。
組織改変をおこなうときに、データベースを見て「この人はマネージャの経験があるな」「この人は人事部での業務経験があるな」といったことを確認しながら、最適な人員配置を決めるなどのように役立てていきたいです。
