導入事例

紙管理からjinjer勤怠を導入し、従業員の未打刻を改善!申請・承認業務の工数も半減!

導入前の課題
紙の出勤簿で管理していたため、エクセルへの入力など担当者の負担になっており、業務効率の改善が求められた
数週間分の出退勤時間をまとめて記載する従業員が多かったため、正確な勤怠情報をリアルタイムに把握することが難しかった
導入後
導入後の結果
スマホやタブレットから簡単に打刻することができるようになったため、未打刻の従業員が減り、正確な勤怠情報を把握することができた
入力作業が大幅に軽減されたことにより、月末のリマインドコストが減った
社名
株式会社石森製作所
業種
プール可動床事業・金属加工業・オゾン事業
拠点数
2拠点
従業員数
60名

『得意先に感謝し、仕入先に感謝し、社員に感謝して、社会に貢献する』という理念のもと、プール可動床事業・オゾン事業・金属加工業など幅広く事業を展開されている石森製作所様。

石森製作所様の主な事業の一つである、「プール可動床事業」は、水深を簡単に変更することができるため、利用形態に幅が生まれます。
水深を変更することで競技利用のほか、運動プログラム利用にも対応できるため、どの年代の方も利用できます。

 

jinjer勤怠を導入する前は、従業員が出退勤時刻を紙の管理簿に記載し、月末に担当者が全従業員分の勤怠情報をエクセルで集計していました。

 

しかし、打刻修正や有休の管理が担当者の負担になっていたため、jinjer勤怠の導入を決断。
jinjer勤怠の導入後は、従業員の正確な勤怠情報を把握できるようになり、月末の給与計算の工数が削減されました。
また、各種申請を紙でおこなっていましたが、システムで一括してできるようになったことから、申請・承認・管理の工数も削減されました。

 

今回は、石森製作所の小西さん落合さんにお話を伺いました。

 

月末の集計作業に5日かかっていた

– jinjer勤怠を導入する前は、どのように勤怠を管理していたのですか?

落合さん:紙の出勤簿で管理していました。
出退勤の時刻しか把握できていなかったため、『従業員の残業の申告漏れ』『従業員が出張時や直行直帰時には実態を把握できない』という問題がありました。

 

また、管理者は月末になると、管理簿に記載された全従業員の勤怠情報をすべてエクセルに打ち込んで給与計算をおこなっていたため、負担が大きかったです。

– 紙の管理簿の情報をエクセルに入力する作業はすごく時間がかかりそうですね。

小西さん:弊社は、本社以外に福島にも工場拠点があるため、月末になると、福島の工場から従業員の出勤簿を送ってもらう必要がありました。

 

集計中に、福島の従業員の出勤簿にエラーがあれば、その都度差し戻しをしていました。そのため、なかなか集計が終わらず、すべての集計作業が終わるまでに、5日もかかっていました。

 

そのような課題を抱えていたときに、総務の展示会でjinjerに出会いました。そこで、初めて勤怠管理システムの導入を検討しました。

– 数多くの勤怠管理システムがある中で、jinjer勤怠を選んだ理由を教えてください。

小西さん:勤怠管理システムを数社比較検討しましたが、『シンプルでわかりやすい操作画面であったこと』『有事の際のサポートが充実していること』という2点が揃っていたことから、jinjer勤怠の導入を決めました。特に、サポート担当の方には、運用を開始するまで何度もご相談させていただきました。

 

実は、jinjer勤怠の運用を開始するまでに1年近くかかりました。これは、今まで紙の管理簿に出退勤時間を記載していたので、社内ではシステムで勤怠管理をおこなうことに抵抗があったからです。『システムの操作方法を覚えられるか不安』『不便さはあるけど、管理簿をずっと使ってきた従業員にとっては新しいものに抵抗がある』という従業員の声が多かったです。

 

しかし、実際のところは、期待よりも不安のほうが大きかったから、このような声が上がっているのだと思い、社内の不安の声を一つずつ解消していきました。私たちだけでは対応できないことも多かったのですが、サポート担当の方が並走してくださって、システムに関するこちらの疑問を一つひとつ丁寧に解消してくださったところが心強かったですね。

運用前の丁寧な解説のおかげで、運用後に大きな混乱が起きなかった

– jinjer勤怠を運用し始めた初期段階に大変だったことを教えてください。

小西さん:運用開始のタイミングで、jinjerの営業担当の方が、弊社で『jinjer説明会』を開催してくれました。jinjer勤怠の使い方や、こちらの疑問を丁寧に解説していただいたので、運用開始後に大きな混乱はありませんでした。

 

しかし、福島工場では、ようやく『タブレットを通してjinjer勤怠を打刻する』というフェーズです。これから全社で勤怠データを一元管理するために、福島工場の管理者と連携して導入を本格化させたいです。

– jinjer勤怠を導入して、集計作業が楽になったこと以外で良かったことはありますか?

落合さん:jinjer勤怠を導入して良かったことは、従業員の正確な勤怠状況をリアルタイムで把握できたことです。紙で管理していた際は、月末に集計しないと従業員がどのくらい働いたのか把握できませんでした。

 

以前から課題を感じていた『従業員の正確な勤務時間を把握することができない』ことや『従業員が出張時に打刻をどうするのか』ということがjinjerで解決できたので、管理者だけではなく現場の従業員も勤怠に関する課題を解消できたのかなと思っています。

 

また、弊社の場合、社用タブレットを用いて打刻する従業員が多いので、手軽に打刻をできるようになったことから、打刻を忘れる従業員が減りました。

– 打刻申請も紙でおこなっていたのですか?

落合さん:打刻申請も紙でおこなっていました。jinjer勤怠導入前は、従業員が打刻申請をする際、正しい勤務時間を紙に記載したものを提出し、こちらが管理簿に記載し直していました。しかし、全従業員分の打刻修正を紙で管理することは、時間もかかりますし、紙の管理が大変なので、限界を感じていました。

 

jinjer勤怠を導入してからは、打刻申請をはじめとした各種申請をすべてインターネット上でおこなうことができるため、申請・承認や管理の工数が削減されました。自分の有休残日数を個人のアカウントからすぐ確認することができることもあり、従業員の有休取得率が上がりましたね。

 

また、サポート担当の方の対応も良かったです。

– jinjer勤怠を導入して、集計作業が楽になったこと以外で良かったことはありますか?

小西さん:マニュアル通りの提案ではなく、きちんと私たちの事業形態を理解した上でご提案いただいたところです。先程少しお話させていただいた『jinjer説明会』では、導入当初は我々管理者もjinjer勤怠の知識がなかったので、jinjerの営業担当の方が従業員に対して使い方や労務関係の法律などを詳しく解説していただきました。

 

弊社の場合、デジタル端末を扱うことに慣れていない従業員が多いことから、最近は『福島工場でjinjer勤怠の稼働率を上げるために会社としてどのような取り組みをするべきか』ということを弊社専任のサポート担当の方にご相談させていただいています。

 

弊社では、まだjinjerの30%ほどしか活用できていないと思っているので、今後はサポート担当の方に相談しながら、jinjerをさらに活用していって、従業員が働きやすい会社を作っていきたいです。

jinjer勤怠の導入をきっかけに社内で「働き方改革」をおこないたい

– 今後、jinjer勤怠をどのように活用していきたいですか?

小西さん:世間でも働き方改革が推進されているので、弊社でもjinjerに蓄積された従業員データを活用していきたいと考えています。

 

たとえば、可視化されたデータから『この人は長時間残業が続いているな』ということがあれば、『この人が所属している部署全体の傾向はどうなのか』ということまで把握できますよね。

 

今はjinjer勤怠の「運用」がメインになっているので、集められたデータを「分析」していくことで、組織の課題を発見してこちらがそれに対してフォローしていくという流れができて初めて、従業員が働きやすい環境づくりをおこなうことができます。

 

データを分析していくというところで、jinjerは勤怠管理だけではなく、人事労務の情報を一元管理することができることが強みだと思うので、そこを活用していきたいですね。

 

また、これらの情報が把握できれば、長時間労働を是正し、現場の課題解決までつながる、ということを実現したいです。

 

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