– ジンジャー勤怠を導入する前は、どのように勤怠を管理していたのですか？

落合さん：紙の出勤簿で管理していました。
出退勤の時刻しか把握できていなかったため、『従業員の残業の申告漏れ』『従業員が出張時や直行直帰時には実態を把握できない』という問題がありました。

また、管理者は月末になると、管理簿に記載された全従業員の勤怠情報をすべてエクセルに打ち込んで給与計算をおこなっていたため、負担が大きかったです。

– 紙の管理簿の情報をエクセルに入力する作業はすごく時間がかかりそうですね。

小西さん：弊社は、本社以外に福島にも工場拠点があるため、月末になると、福島の工場から従業員の出勤簿を送ってもらう必要がありました。

集計中に、福島の従業員の出勤簿にエラーがあれば、その都度差し戻しをしていました。そのため、なかなか集計が終わらず、すべての集計作業が終わるまでに、5日もかかっていました。

そのような課題を抱えていたときに、総務の展示会でジンジャーに出会いました。そこで、初めて勤怠管理システムの導入を検討しました。

– 数多くの勤怠管理システムがある中で、ジンジャー勤怠を選んだ理由を教えてください。

小西さん：勤怠管理システムを数社比較検討しましたが、『シンプルでわかりやすい操作画面であったこと』『有事の際のサポートが充実していること』という2点が揃っていたことから、ジンジャー勤怠の導入を決めました。特に、サポート担当の方には、運用を開始するまで何度もご相談させていただきました。

実は、ジンジャー勤怠の運用を開始するまでに1年近くかかりました。これは、今まで紙の管理簿に出退勤時間を記載していたので、社内ではシステムで勤怠管理をおこなうことに抵抗があったからです。『システムの操作方法を覚えられるか不安』『不便さはあるけど、管理簿をずっと使ってきた従業員にとっては新しいものに抵抗がある』という従業員の声が多かったです。

しかし、実際のところは、期待よりも不安のほうが大きかったから、このような声が上がっているのだと思い、社内の不安の声を一つずつ解消していきました。私たちだけでは対応できないことも多かったのですが、サポート担当の方が並走してくださって、システムに関するこちらの疑問を一つひとつ丁寧に解消してくださったところが心強かったですね。

運用前の丁寧な解説のおかげで、運用後に大きな混乱が起きなかった

– ジンジャー勤怠を運用し始めた初期段階に大変だったことを教えてください。

小西さん：運用開始のタイミングで、ジンジャーの営業担当の方が、弊社で『ジンジャー説明会』を開催してくれました。ジンジャー勤怠の使い方や、こちらの疑問を丁寧に解説していただいたので、運用開始後に大きな混乱はありませんでした。

しかし、福島工場では、ようやく『タブレットを通してジンジャー勤怠を打刻する』というフェーズです。これから全社で勤怠データを一元管理するために、福島工場の管理者と連携して導入を本格化させたいです。

– ジンジャー勤怠を導入して、集計作業が楽になったこと以外で良かったことはありますか？

落合さん：ジンジャー勤怠を導入して良かったことは、従業員の正確な勤怠状況をリアルタイムで把握できたことです。紙で管理していた際は、月末に集計しないと従業員がどのくらい働いたのか把握できませんでした。

以前から課題を感じていた『従業員の正確な勤務時間を把握することができない』ことや『従業員が出張時に打刻をどうするのか』ということがジンジャーで解決できたので、管理者だけではなく現場の従業員も勤怠に関する課題を解消できたのかなと思っています。

また、弊社の場合、社用タブレットを用いて打刻する従業員が多いので、手軽に打刻をできるようになったことから、打刻を忘れる従業員が減りました。

– 打刻申請も紙でおこなっていたのですか？

落合さん：打刻申請も紙でおこなっていました。ジンジャー勤怠導入前は、従業員が打刻申請をする際、正しい勤務時間を紙に記載したものを提出し、こちらが管理簿に記載し直していました。しかし、全従業員分の打刻修正を紙で管理することは、時間もかかりますし、紙の管理が大変なので、限界を感じていました。

ジンジャー勤怠を導入してからは、打刻申請をはじめとした各種申請をすべてインターネット上でおこなうことができるため、申請・承認や管理の工数が削減されました。自分の有休残日数を個人のアカウントからすぐ確認することができることもあり、従業員の有休取得率が上がりましたね。

また、サポート担当の方の対応も良かったです。

– ジンジャー勤怠を導入して、集計作業が楽になったこと以外で良かったことはありますか？

小西さん：マニュアル通りの提案ではなく、きちんと私たちの事業形態を理解した上でご提案いただいたところです。先程少しお話させていただいた『ジンジャー説明会』では、導入当初は我々管理者もジンジャー勤怠の知識がなかったので、ジンジャーの営業担当の方が従業員に対して使い方や労務関係の法律などを詳しく解説していただきました。

弊社の場合、デジタル端末を扱うことに慣れていない従業員が多いことから、最近は『福島工場でジンジャー勤怠の稼働率を上げるために会社としてどのような取り組みをするべきか』ということを弊社専任のサポート担当の方にご相談させていただいています。

弊社では、まだジンジャーの30%ほどしか活用できていないと思っているので、今後はサポート担当の方に相談しながら、ジンジャーをさらに活用していって、従業員が働きやすい会社を作っていきたいです。

ジンジャー勤怠の導入をきっかけに社内で「働き方改革」をおこないたい

– 今後、ジンジャー勤怠をどのように活用していきたいですか？

小西さん：世間でも働き方改革が推進されているので、弊社でもジンジャーに蓄積された従業員データを活用していきたいと考えています。

たとえば、可視化されたデータから『この人は長時間残業が続いているな』ということがあれば、『この人が所属している部署全体の傾向はどうなのか』ということまで把握できますよね。

今はジンジャー勤怠の「運用」がメインになっているので、集められたデータを「分析」していくことで、組織の課題を発見してこちらがそれに対してフォローしていくという流れができて初めて、従業員が働きやすい環境づくりをおこなうことができます。

データを分析していくというところで、ジンジャーは勤怠管理だけではなく、人事労務の情報を一元管理することができることが強みだと思うので、そこを活用していきたいですね。

また、これらの情報が把握できれば、長時間労働を是正し、現場の課題解決までつながる、ということを実現したいです。